Ce rapport spécial fait partie intégrante d’une série de mises à jour sur les progrès réalisés par les municipalités canadiennes dans le cadre du Programme de gestion des actifs municipaux (PGAM) de la FCM. Les rapports comprennent des exemples concrets de ce que font les collectivités pour améliorer leur processus décisionnel en matière d’infrastructures ainsi que des renseignements sur les outils que les collectivités peuvent utiliser pour mieux gérer leurs actifs.
La collaboration : Nouvelles compétences et meilleurs résultats
La collaboration est une compétence essentielle qui peut aider votre municipalité à améliorer ses pratiques de gestion des actifs. Pour mettre en place de bonnes pratiques de gestion des actifs, une municipalité doit travailler en collaboration à l’échelle interne et décloisonner les services afin de diffuser les connaissances et les données en vue de déterminer les besoins de la collectivité pour y répondre le plus efficacement possible. La collaboration avec des parties externes ou des municipalités voisines peut aider votre municipalité à réaliser des économies, à progresser dans ses activités de renforcement de la résilience climatique et à accélérer l’innovation.
Le programme de gestion des actifs municipaux (PGAM) de la FCM aide les gouvernements municipaux à améliorer leur planification et leurs processus de prise de décisions en matière d’infrastructures grâce à de meilleures pratiques de gestion des actifs. Le PGAM favorise la collaboration entre les municipalités en matière de gestion des actifs au moyen de projets, de formations de groupe et d’événements.
Dans cette édition spéciale du rapport, on vous présente des données importantes du PGAM qui mettent en lumière des façons dont votre municipalité peut faire progresser ses approches en matière de gestion des actifs grâce à la collaboration. Vous découvrirez également comment la collaboration peut présenter des avantages directs et indirects pour les petites municipalités.
Regardez la vidéo Les avantages de la collaboration en matière de gestion des actifs
La collaboration entre les équipes et les services d’une municipalité est essentielle pour assurer une gestion des actifs efficace et durable. En établissant une équipe interfonctionnelle de gestion des actifs, les municipalités peuvent prendre des décisions fondées sur le cycle de vie complet des actifs en évaluant les risques et les priorités en matière d’infrastructures et de services.
Le personnel municipal peut renforcer la résilience climatique par la collaboration en déterminant les vulnérabilités en équipe et en prenant des mesures pour s’adapter et s’améliorer en tant qu’organisation. Les phénomènes météorologiques extrêmes comme les inondations, les feux de végétation et les sécheresses augmentent les risques relatifs à la prestation de services et à la sécurité des collectivités. L’adaptation proactive, qui comprend la collaboration pour examiner comment les populations vulnérables peuvent être touchées différemment par des événements climatiques graves, contribue à la sécurité des collectivités. Le renforcement de la résilience climatique nécessite une collaboration des services et l’adhésion de l’ensemble de l’équipe, du conseil municipal jusqu’au personnel d’exploitation, afin de garantir une mise en œuvre réussie.
« Notre municipalité dispose d’un groupe de travail sur la gestion des actifs. À l’origine, il ne comprenait qu’un seul membre du personnel pour chaque domaine de service principal. Notre plan et notre programme en matière de gestion des actifs ont véritablement pris leur envol lorsque nous avons intégré le personnel d’autres secteurs de services. Le groupe de travail a contribué à éliminer les cloisonnements et à faire découvrir différentes façons de faire les choses. Notre municipalité et notre façon de travailler sont ainsi devenues plus collaboratives. »
– Patrick Kelly, directeur des services généraux/trésorier, Corporation of the Township of Wilmot (pop. de 21 429)
Regardez la vidéo Collaboration municipale et gestion des actifs
Formation en groupe pour renforcer votre culture organisationnelle
En formant le personnel de différents services et rôles d’une municipalité, les gouvernements municipaux font évoluer leur compréhension et leur mise en œuvre des pratiques exemplaires de gestion des actifs et favorisent une culture de collaboration au sein de leur municipalité.
La formation en groupe présente de nombreux avantages pour les équipes :
la collaboration pour atteindre des objectifs communs, comme la résilience climatique;
l’acquisition d’une compréhension commune des objectifs entre les représentants élus et le personnel municipal;
l’utilisation de perspectives diverses pour résoudre les problèmes;
la promotion du travail collaboratif et l’innovation au sein des équipes et des services auparavant cloisonnés;
le renforcement de la confiance au sein des équipes et l’apprentissage auprès des autres;
la création d’un langage et d’une terminologie communs parmi les membres de l’équipe;
l’apprentissage des expériences de réussite et des défis des autres;
le partage des connaissances entre les employés municipaux, qui permet d’assurer la continuité des activités en cas de rotation du personnel.
Depuis 2017, le PGAM a financé la formation de 8 866 employés municipaux et représentants élus de 1 273 municipalités de partout au Canada. De nombreuses municipalités investissent dans la formation de plus de deux participants, la municipalité moyenne formant un total de quatre participants.
Parmi les municipalités qui ont participé à la formation sur la gestion des actifs :
66
ont formé deux participants ou plus
55
ont formé deux participants ou plus qui ont suivi la même formation ensemble au même moment
47
ont formé trois participants ou plus
39
ont participé à plus d’une formation
La formation des partenaires financée par le PGAM a permis aux municipalités d’approfondir leur expertise en matière de gestion des actifs. Plus d’un tiers des gouvernements municipaux qui ont participé à la formation ont cherché à suivre une formation supplémentaire pour compléter ce qu’ils avaient appris précédemment ou pour leur permettre d’acquérir d’autres compétences liées à la gestion des actifs.
Cette volonté de formation était particulièrement marquée dans les collectivités de moins de 5 000 habitants.
La municipalité de Torbay, à Terre-Neuve-et-Labrador (pop. de 7 852), s’est particulièrement démarquée, car 15 participants, dont le maire, ont assisté à une formation proposée par les partenaires du PGAM pour travailler sur la gestion stratégique des actifs et la certification professionnelle en matière de gestion des actifs.
Il convient également de noter que 48 membres du personnel de la Ville de Montréal ont participé aux formations proposées par les partenaires du PGAM, soit le nombre le plus élevé de toutes les municipalités. Le personnel de Montréal a principalement travaillé sur des programmes nationaux de certification en matière de gestion des actifs.
Inscrivez-vous dès aujourd’hui à l’une des formations en gestion des actifs proposées par les partenaires de PGAM. Les événements s’adressent au personnel municipal et aux représentants élus et sont offerts localement partout au Canada, adaptés aux besoins de votre collectivité.
MRC d’Argenteuil : miser sur la force de groupe
La MRC d’Argenteuil a su préserver un précieux actif datant de 1887 en restaurant l’ancien palais de justice de Lachute pour y aménager ses bureaux. Crédit photo: Olivier L. Gariepy.
Au nord de Montréal, la MRC d’Argenteuil a réussi à transformer la gestion des actifs municipaux en un exercice de collaboration efficace et exemplaire. Depuis 2018, elle travaille en étroite collaboration avec les 9 municipalités locales pour implanter une démarche durable au profit des quelque 35 000 personnes qui habitent le territoire.
Grâce à l’aide financière de la FCM, la MRC a procédé à l’inventaire des ponceaux et des bâtiments de chaque municipalité. Elle a acquis un logiciel de maintenance assistée par ordinateur et développé des outils d’aide à la gestion. Parallèlement, la démarche a permis d’élaborer un plan d’action pour améliorer la gestion des cours d’eau et contribuer à réduire la vulnérabilité aux changements climatiques.
« L’immense avantage est d’avoir une force de groupe », explique le directeur du service de génie et des cours d'eau à la MRC d'Argenteuil, Benoit Aubin. Chacun aurait pu entreprendre la démarche de son bord, mais jamais nous n’aurions été capables d’aller aussi loin. Le principal intérêt est le partage des coûts, de l’expertise et des ressources que seules, les municipalités n’auraient pas eu les moyens de payer. »
L’expérience a été à ce point concluante qu’elles amorcent actuellement la phase 2 du projet qui prévoit notamment de la formation pour les élus ainsi que l’élaboration d’une politique de gestion des actifs que chaque municipalité pourra adapter à sa réalité.
Travailler ensemble sur des projets de gestion des actifs
Lorsque les gouvernements municipaux collaborent pour faire part de leur expertise et résoudre des problèmes, elles peuvent obtenir des résultats probants qu’il aurait été difficile, voire impossible, d’obtenir seules.
Depuis mai 2020, 83 municipalités ont été approuvées pour une subvention de gestion des actifs du PGAM dans le cadre d’une collaboration avec des gouvernements municipaux voisins. En moyenne, trois municipalités collaborent dans le cadre de ces subventions sur des projets communs, comme des projets de collecte de données ou d’élaboration d’inventaires de gestion des actifs, de plans de gestion des actifs et de feuilles de route. Certaines collectivités ont fait part de leur engagement par le biais d’un accord formel ou verbal.
Voici quelques avantages de la collaboration dans le cadre de projets de gestion des actifs :
augmentation de la capacité interne grâce à la répartition des charges de travail;
accélération de l’innovation, de la compréhension et de l’acquisition des compétences grâce au partage des connaissances et des leçons tirées;
prise en compte de manière significative des vulnérabilités liées aux changements climatiques et des actifs naturels des collectivités et des régions;
soutien à la résolution de problèmes communs ne se limitant pas aux frontières municipales;
économies d’échelle ou partage des coûts des services et autres avantages financiers.
« La réalisation collaborative de ce projet a permis d’améliorer l’efficacité, ce qui s’est traduit par des économies de coûts et un élargissement de la portée du projet. Nous avons mis au point des méthodologies cohérentes d’évaluation de l’état des actifs, des outils d’analyse des données et une structure de plan de gestion des actifs qui favoriseront une collaboration continue lors de la réalisation d’améliorations futures en matière de gestion des actifs. »
– Christie Hislop, directrice municipale, municipalité rurale de Moose Mountain No. 63, Saskatchewan (pop. de 489), sur la collaboration avec la municipalité rurale d’Estevan No. 5 (pop. de 1 279), la municipalité rurale de Moose Creek No. 33 (pop. de 306) et la municipalité rurale d’Antler No. 61 (pop. de 451)
Collaboration intermunicipale pour une planification efficace et éclairée à Whistler (Colombie-Britannique)
Des entrepreneurs effectuent une réparation de conduite d’eau hautement prioritaire dans le cadre du programme d’entretien préventif des projets d’immobilisations de 2022 de la municipalité de villégiature de Whistler pour l’amélioration des conduites d’eau.
En 2021, la municipalité de villégiature de Whistler (pop. de 13 982) a entrepris de mettre à jour son plan de gestion des actifs. Lorsque son expert-conseil a recommandé de communiquer avec le personnel de la Ville d’Oakville, elle a sauté sur l’occasion pour apprendre auprès d’un collègue du secteur.
Le projet de Whistler visait à intégrer les actifs naturels dans l’inventaire des actifs, à élaborer un modèle financier à long terme et à mettre à jour le modèle de rapport sur la gestion des actifs. Le projet, qui s’est achevé en printemps 2022, a permis d’intégrer les processus de hiérarchisation des actifs et d’accroître le soutien de la collectivité au financement du remplacement des actifs. Comme c’est le cas pour de nombreuses municipalités, Whistler disposait de peu de temps et de ressources à consacrer à la gestion des actifs. L’expérience de la municipalité d’Oakville a permis à Whistler de mieux comprendre son parcours en matière de gestion de l’information et d’obtenir des renseignements sur les ressources et les délais à respecter afin de contribuer à l’élaboration d’une stratégie à long terme.
En plus du précieux soutien de la Ville d’Oakville, le personnel municipal de Whistler a passé du temps à étudier les documents publics des autres municipalités. Il a notamment examiné le programme de gestion des actifs de la municipalité d’Oak Bay en raison de sa réputation de leader en matière de planification de la gestion des actifs en Colombie-Britannique ainsi que le programme de gestion des actifs de la municipalité de Gibsons, en Colombie-Britannique, qui est un allié des actifs naturels.
Whistler recommande aux autres municipalités qui souhaitent reproduire son succès en matière de gestion des actifs de commencer le processus de collaboration rapidement et d’y faire souvent appel. « Nous pouvons être plus efficaces et rapides si nous intégrons les leçons que d’autres ont apprises et si nous les laissons façonner notre approche », explique Carlee Price, directrice des finances à la municipalité de villégiature de Whistler. « Qui n’aime pas les raccourcis? »
Le groupe le plus important à recevoir une subvention du PGAM pour la gestion des actifs est constitué de neuf municipalités albertaines, qui travailleront à la normalisation des données par le biais d’une carte régionale collaborative Web et d’une formation : la municipalité d’Oyen (pop. de 917), le village de Consort (pop. de 644), la municipalité de Coronation (pop. de 868), le village de Carbon (pop. de 492), le village de Linden (pop. de 704), le village de Rockyford (pop. de 395), le village de Hussar (pop. de 164), le village de Standard (pop. de 353) et la municipalité de Drumheller (pop. de 7 909).
Élargissez votre réseau en vous formant auprès d’autres gouvernements municipaux
Le PGAM a financé plus de 600 activités de formation et d’apprentissage sur la gestion des actifs animées par nos partenaires des gouvernements municipaux partout au Canada. Parmi les 234 activités de formation, 72 ont été conçues pour encourager l’apprentissage par les pairs parmi les participants municipaux.
Les groupes de pairs ont de nombreux avantages, y compris :
l’élargissement de leur réseau au personnel des gouvernements municipaux de l’ensemble du pays ou des collectivités voisines;
la découverte de défis communs et de solutions de rechange communes;
le partage d’outils, d’exemples, de plans et de logiciels;
la progression semblable dans la réalisation des objectifs en matière de gestion des actifs;
l’établissement de relations qui vont au-delà de la formation.
« Ensemble, cinq municipalités ont participé à un programme de gestion des actifs organisé par le AIM Network, au cours duquel nous avons jeté les bases du programme de gestion des actifs de notre municipalité (p. ex. politique de gestion des actifs, feuille de route, analyse du niveau de service, etc.). Nous avons poursuivi notre collaboration dans le cadre de ce projet en continuant à établir des relations de soutien à l’aide de logiciels et de modèles communs pour les processus et les registres d’actifs. Nous avons réalisé des économies tout au long du projet en utilisant les mêmes entrepreneurs et les mêmes méthodologies. Nous pensons que les relations établies entre nos municipalités seront durables et qu’elles ajouteront de la valeur à notre parcours continu de gestion des actifs. »
– Dan Troke, directeur municipal, municipalité de Kentville, en Nouvelle-Écosse (pop. de 6 630), sur sa collaboration avec la municipalité d’Oxford (pop. de 1 170), la municipalité de Middleton (pop. de 1 873), la municipalité du District of Clare (pop. de 7 678) et la municipalité du District of Shelburne (pop. de 4 336), toutes en Nouvelle-Écosse
Outils et études de cas
À la recherche d’inspiration et de conseils pour encourager la collaboration dans votre collectivité? Consultez les ressources ci-dessous.
Étude de cas : Un partenariat positif pour cinq municipalités de l’Ontario
En partageant leurs connaissances et leur expertise, cinq collectivités du sud-ouest de l’Ontario ont renforcé leur capacité à gérer efficacement leurs actifs communautaires.
Étude de cas : La collaboration engendre le succès
Sept municipalités de la côte ouest de Terre-Neuve se sont unies pour relever un défi commun : veiller à ce que les infrastructures communautaires continuent d’offrir des services essentiels, comme l’accès à l’eau potable et l’élimination des matières résiduelles. Les municipalités ont partagé les coûts liés à la formation à la gestion des actifs, à l’inventaire des actifs et aux logiciels.
Guide : Communautés de pratique en matière de gestion des actifs
Créez votre propre communauté de pratique avec l’aide du Guide to Asset Management Communities of Practice, élaboré par la Municipal Finance Officers Association of Ontario. (en anglais seulement)
Vous envisagez d’établir un partenariat? Lisez le Handbook on Inter-Municipal Partnership and Co-operation for Municipal Government, de la Nova Scotia Federation of Municipalities, pour connaître les lignes directrices et les étapes à suivre pour commencer. (en anglais seulement)
La collaboration est une compétence essentielle qui peut aider votre municipalité à améliorer ses pratiques de gestion des actifs. Pour mettre en place de bonnes pratiques de gestion des actifs, une municipalité doit travailler en collaboration à l’échelle interne et décloisonner les services afin de diffuser les connaissances et les données en vue de déterminer les besoins de la collectivité pour y répondre le plus efficacement possible. La collaboration avec des parties externes ou des municipalités voisines peut aider votre municipalité à réaliser des économies, à progresser dans ses activités de renforcement de la résilience climatique et à accélérer l’innovation.
La municipalité de Torbay, à Terre-Neuve-et-Labrador (pop. de 7 852), s’est particulièrement démarquée, car 15 participants, dont le maire, ont assisté à une formation proposée par les partenaires du PGAM pour travailler sur la gestion stratégique des actifs et la certification professionnelle en matière de gestion des actifs.
