Le Coin des exposants est votre guide compréhensif pour vous aider à faire les préparatifs nécessaires pour votre participation au Congrès annuel et Salon professionnel de la FCM.
Assurez-vous d'imprimer la liste des dates limites importantes pour garder la trace de toutes les échéances afin que votre participation soit couronnée de succès.
Le Manuel de l'exposant 2022 de la FCM complet en format PDF est disponible pour téléchargement, et la boutique en ligne de GES Expresso est disponible pour consultation.
Au plaisir de vous rencontrer à Regina!
Ressources pour les exposants
- Dates limites importantes
- Fournisseurs et services mandatés par la FCM
- Inclusion aux kiosques
- Inscriptions des exposants
- Plan du salon
- Information sur l’arrivée et le départ des exposants
- Exigences et règlements relatifs aux kiosques
- Règles et lignes directrices
Dates limites importantes
|
13 janvier 2023 |
Formulaires de gestion du salon professionnel de la FCM — Remplir ces formulaires en ligne. Les formulaires suivants sont obligatoires pour tous les exposants et doivent être dûment remplis.
|
|
13 janvier 2023 |
Profil des exposants pour la Vitrine sur l’industrie de la CCD Si vous ne l'avez pas déjà fait, veuillez fournir un profil de 40 mots de votre entreprise. Ce profil sera affiché sur la page Web de la Vitrine sur l’industrie de la CCD 2023 et sur l’application mobile de la conférence. SCC Industry Showcase exhibitor listings webpage and in the SCC Conference mobile app. Pour vérifier si vous avez déjà un profil, visitez la page Liste des exposants. |
|
9 janvier 2023 |
Déplacements et hébergement Visitez la page Planifiez votre séjour pour obtenir tous les détails et les coordonnées. ALERTE À LA FRAUDE : Il se peut que les professionnels de l’industrie qui participent à la Conférence sur les collectivités durables de la FCM et à la Vitrine sur l’industrie se fassent solliciter par des entreprises prétendant offrir des produits, services et tarifs pour les chambres inférieurs aux tarifs négociés par la FCM. Ces entreprises ne sont pas associées avec la FCM ni autorisées par la FCM à communiquer avec ses clients, partenaires ou professionnels de l’industrie. Comme indiqué au bas de la page Web de la Vitrine sur l’industrie de la FCM, la FCM déconseille aux participants d'acheter des services ou de réserver leurs chambres par cette méthode. |
|
17 janvier 2023 |
Votre kiosque comprend une table à jupe de six pieds, deux chaises et un rideau d'exposition. Scanneurs de clients potentiels - MicroSpec - Commander en ligne Mobilier, Manutention - GES - Commander en ligne Montage complet du kiosque - GES - Commander en ligne Audio visuel - Encore - mark.chippa@encoreglobal.com Installations électriques - Encore - mark.chippa@encoreglobal.com Internet par câble - Encore - mark.chippa@encoreglobal.com Nourriture et boisson - Westin Ottawa - Alana.Hendry@westin.com Nettoyage de kiosque - GES - Commander en ligne |
Fournisseurs et services mandatés par la FCM
| Lieu | |
|---|---|
| The Westin Ottawa 11, promenade Colonel By Ottawa, Ont. K1N 9H4 Tél. : 613-560-7000 Web: westin.com/ottawa |
|
| Audio-Visuel, Électricité, Internet par câble | |
|---|---|
| Encore Global Mark Chippa Cell. : 613-227-9058 mark.chippa@encoreglobal.com |
|
| Fournisseur officiel de services | |
|---|---|
|
GES Services aux exposants |
Services
|
Réservez les services voulus auprès de GES, en utilisant leur service en ligne, GES Expresso.
Les scanneurs d'extraction d'information sur les clients potentiels de MicroSpec offrent aux exposants la possibilité d'obtenir de l'information sur les délégués à partir du code-barres figurant sur leurs insignes.
Inclusion aux kiosques
Le prix d’achat de chaque espace de kiosque comprend ce qui suit :
Forfait exposant standard - Espace d'exposition de 10 pi de largeur sur 8 pi de profondeur sur 8 pi de hauteur :
Un laissez-passer pour la conférence avec accès aux activités de la conférence, y compris les séances plénières, les allocutions, les ateliers, les repas et les activités sociales, et deux insignes d’identité pour le personnel d’exposition donnant accès uniquement au salon et aux repas. Mobilier comprenant une table à jupe de six pieds, deux chaises et un rideau d'exposition, un profil d'entreprise de 40 mots avec un lien vers le site Web de l’entreprise sur le site Web et l’application mobile de la conférence.
Forfait exposant du Marché municipal - Espace d'exposition de 10 pi de largeur sur 8 pi de profondeur sur 8 pi de hauteur :
Ce forfait comprend, en plus des éléments énumérés dans le forfait exposant standard : Inscription au réseau en ligne Marché municipal de la FCM pendant un an, ainsi que deux (2) laissez-passer pour la conférence.
Forfait exposant Plus - Espace d'exposition de 10 pi de largeur sur 8 pi de profondeur sur 8 pi de hauteur :
Ce forfait comprend, en plus des éléments énumérés dans le forfait exposant standard : Une bannière publicitaire avec hyperlien sur l'application mobile de la conférence, une mention dans le courriel promotionnel diffusé à tous les délégués une semaine avant la conférence, deux (2) laissez-passer pour la conférence et deux (2) insignes d’identité pour le personnel d'exposition.
La FCM ne publie pas de liste de délégués.
Inscription du personnel d’exposition
IMPORTANT - Pièce d’identité avec photo requise
Le personnel d'exposition doit présenter une pièce d’identité avec photo émise par le gouvernement pour obtenir son insigne sur place. Les exposants doivent porter l'insigne et la lanière fournis par la FCM pendant les heures d'ouverture du salon. Les insignes d’identité ne sont en aucun cas transférables.
Maximum de deux (2) insignes pour exposant avec accès au salon uniquement par kiosque. Ces insignes permettent au personnel des exposants d’avoir accès au salon pendant les dates et les heures de montage et de démontage des installations et pendant les heures officielles du salon. Les insignes d’identité ne sont pas transférables. Inscrivez votre personnel d'exposition via les formulaires de gestion du salon professionnel de la FCM – Remplir ces formulaires en ligne.
Les exposants qui ont plus de deux représentants par kiosque devront défrayer 175 $ + taxes par personne additionnelle. Veuillez soumettre une demande pour des insignes d’identité supplémentaires auprès tradeshow@fcm.ca.
Les insignes d’identité pourront être récupérés sur place au comptoir d’inscription des exposants, à compter du mardi 7 février 2023 à midi, pour l’arrivée des exposants.
Inscription des exposants-délégués
Selon le forfait que vous achetez, un ou deux laissez-passer pour la conférence sont inclus dans votre forfait exposant (voir plus haut).
Les exposants peuvent participer aux différentes séances et activités sociales de la conférence, ainsi qu’aux ateliers, visites d’études et allocutions, en s'inscrivant en tant qu’exposant-délégué. Vous aurez ainsi la possibilité d'échanger avec des décideurs municipaux clés lors des réceptions, des séances et d’autres activités prévues au programme.
À l'achat d'un laissez-passer complet pour la conférence, vous aurez accès :
- À l’ensemble des séances, ateliers et formations;
- Aux visites d’études;
- Aux déjeuners, pauses-collation et dîners quotidiens;
- Aux activités de réseautage et sociales.
Consultez le programme complet ici.
815 $ + 13 % de taxe — Tarif réduit de préinscription - prend fin le 16 décembre 2022
955 $ + 13 % de taxe — Tarif d’inscription régulier
Obtenez plus de renseignements sur l'inscription ici.
Plan du salon
Cliquez ici pour consulter le plan d'étage le plus récent.
Informations sur l'arrivée et le départ des exposants
Arrivée des exposants
Partage de kiosque
La FCM autorise le partage de kiosques, mais seulement pour les exposants approuvés par la Gestion du salon de la FCM. Les exposants ne peuvent PAS inviter de représentants ou afficher du contenu (brochures, bannières, etc.) de compagnies tierces sans en avoir obtenu l'autorisation préalable de la direction du salon.Pour partager un kiosque, l’organisation tierce doit remplir et soumettre à la FCM le formulaire de demande de partage d’un kiosque de la FCM à des fins d’approbation, accepter les modalités et payer les frais exigibles. L’exposant qui présente une demande de partage de kiosque devra également se soumettre à un examen de la FCM à des fins d’autorisation préalable.
Kiosques vides – Échéance pour l’inspection*
Tous les kiosques doivent être entièrement installés avant 19 h, le mardi 7 février 2023. Le kiosque de tout exposant qui ne se serait pas enregistré avant 15 h sera présumé abandonné et l'espace pourra être libéré. Si l'exposant subit un retard de voyage, il doit contacter l’équipe du salon à tradeshow@fcm.ca avant 13 h, le jeudi 7 février 2023, pour l'informer de ce retard. Les exposants qui ne se présentent pas pourraient perdre le droit de réserver un kiosque l’année prochaine.
Dates et heures
La Vitrine sur l’industrie 2023 de la FCM sera prête à accueillir les exposants pour l’installation des kiosques entre 13 h et 19 h, le mardi 7 février.
Aucun plateau roulant ne sera autorisé après 19 h. Les caisses et les boîtes doivent toutes être vidées et étiquetées pour l’entreposage à 19 h, au plus tard. À compter de cette heure, tout matériel d’exposition qui n’est pas en cours de montage sera retiré du plancher.
La gestion du salon se réserve le droit d’établir un horaire pour l’arrivée des exposants, et de fixer des dates et des heures cibles pour l’installation de chacun des kiosques. Les exposants s’engagent à se conformer aux directives de GES sur l’installation des kiosques.
Il est fortement recommandé aux exposants qui ont à expédier du matériel au salon de l'extérieur du Canada d’avoir recours aux services de transport et de courtage offerts par GES – cliquez ici pour obtenir plus de renseignements et prendre des dispositions.
Que faire en arrivant sur place :
- Présentez-vous au bureau d’inscription des exposants pour récupérer vos insignes d’identité. Le bureau d'inscription des exposants ouvre à 13 h. Mardi 7 février 2023
- Pièce d’identité avec photo requise. N’oubliez pas de porter votre insigne d’identité en tout temps. Pour des raisons de sécurité, seules les personnes portant ces insignes auront accès au salon;
- Si vous avez expédié votre matériel par un transporteur officiel et payé à l’avance la manutention, votre matériel devrait se trouver à votre kiosque. Si votre matériel n’y est pas, informez-vous au bureau des services aux exposants de GES.
Stationnement
Le Westin Ottawa dispose d'un stationnement sur place. Taux horaire de 4,50 $, ou 30 $ par jour. D’autres options de stationnement sont disponibles hors site à proximité.
Montage des kiosques
Les exposants peuvent recourir à leurs propres employés réguliers pour déballer leurs produits et monter leur kiosque. Si les exposants ont besoin d’aide supplémentaire pour le montage de leur kiosque, il leur est fortement conseillé de communiquer directement avec GES.
Si vous utilisez les services d’un autre entrepreneur que GES pour le montage de votre kiosque, veuillez prendre note de ce qui suit :
- Les exposants doivent identifier cet entrepreneur en transmettant le Formulaire – Entrepreneur mandaté par l’exposant au plus tard le 13 janvier 2023;
- L’entrepreneur mandaté par l’exposant doit fournir une attestation d’assurance avant d’être autorisé à accéder au salon;
- Les représentants de l’entrepreneur mandaté par l’exposant doivent se présenter au bureau d’inscription des exposants afin de prendre possession de leurs insignes de travail avant d’être autorisés à accéder au salon.
Manutention et entreposage des contenants vides (s’applique uniquement si vous avez utilisé les services de GES pour la manutention)
- Les caisses et les boîtes doivent toutes être vidées et étiquetées pour l’entreposage à 19 h, au plus tard, le mardi 7 février.Des étiquettes portant la mention « caisse vide » (ou « Empty Crate ») seront disponibles au bureau de Services aux exposants de GES;
- Les exposants doivent prendre note que la sécurité des lieux d’entreposage des caisses n’est pas assurée; les produits et le matériel de valeur ne devraient donc pas être mis en entreposage. L’accès aux caisses et au matériel entreposé peut être interdit pendant le salon.
- Les caisses et le matériel ne sont pas assurés pendant l’entreposage. Les exposants sont responsables de toute assurance requise pour les caisses et le matériel qui se trouvent sur place ou en transit.
Départ des exposants
Départ hâtif
Aucun kiosque ou présentoir ne peut être démonté avant la clôture officielle de la Vitrine sur l’industrie, le jeudi 9 février 2023 à 19 h. Le départ d’exposants se poursuivra jusqu’à 21 h.
*Le non-respect des règlements du salon, les kiosques laissés vides par les exposants et le démontage/départ hâtif peuvent entraîner la perte du droit de réserver un kiosque l’année prochaine.
- Il est interdit d’emballer du matériel d’exposition et de démonter des kiosques avant la fermeture du salon, c’est-à-dire à 19 h, le jeudi 9 février.
- Tout le matériel d’exposition doit être retiré de la salle d'exposition avant 21 h, le jeudi 9 février. À compter de 21 h, les kiosques qui n’auront pas été démontés ou qui ne seront pas en cours de démontage seront démontés et enlevés, aux risques et aux frais de l’exposant, par GES suivant les directives de la gestion du salon.
Retour des caisses
Immédiatement après la fin du salon et aussitôt après que les délégués auront quitté les lieux, la livraison des boîtes en carton et des petites caisses commencera, suivie des plus grosses caisses. Le processus commence généralement dans les 30 minutes suivant la clôture du salon.
Enlèvement du matériel d'exposition
La gestion du salon se réserve le droit d’établir un horaire pour le départ des exposants, et de fixer des dates et des heures cibles pour le démontage de chacun des kiosques. Les exposants s’engagent à se conformer aux directives de GES sur le démontage des kiosques.
Si un exposant a omis de prendre des dispositions pour l’expédition de son matériel à la fermeture du salon, la gestion du salon se réserve le droit de faire expédier le matériel par le transporteur officiel vers un entrepôt, en attendant les instructions de l’exposant. L’exposant sera facturé en conséquence.
Exigences et règlements relatifs aux kiosques
Exigences générales
- Les allées et l’espace aérien au salon sont la propriété de la Fédération canadienne des municipalités. Les éléments de montage, les affiches, les revêtements de plafond ou de plancher, le matériel d’exposition et autre matériel publicitaire ne sont pas autorisés au-delà de l’espace de kiosque déterminé en vertu du contrat;
- Tout élément de montage de plus de 4 pieds de hauteur doit être installé à une distance minimale de 5 pieds de l'allée pour éviter de bloquer le champ de vision des autres exposants. Les exposants dont les éléments de montage ne respectent pas ces lignes directrices pourraient se voir demander de modifier ou de démonter les éléments en question. Consultez les spécifications de la FCM relatives aux kiosques à la page suivante pour plus de détails.
- Toute partie exposée de la structure de montage doit être recouverte d’une draperie ou d’une finition offrant un aspect agréable, lorsque vue des allées ou des kiosques voisins, et ne pas susciter la réprobation des autres exposants ou de la gestion du salon. Au besoin, les draperies seront installées aux frais de l’exposant par GES afin de couvrir les parties exposées ou non finies des éléments de montage.
Les éléments de montage, affiches, matériel d’exposition ou autres structures de montage ne peuvent être affichés, fixés au moyen de ruban adhésif, cloués ou autrement fixés aux murs, aux portes ou à toute autre partie du Westin Ottawa. Les exposants sont responsables de tout dommage lié au non-respect de cette règle.
Les seuls adhésifs permis sont énumérés ci-dessous. Veuillez noter que ces produits ne sont PAS disponibles à la vente sur place.
- Surfaces murales : Languettes de fixation murale 3M, no 7220
- Surfaces de plancher : Echo Tape CL-W6300 ou VI-N6120 ou équivalent Double Face Echo Tape DC-W188F
- Murs de briques : Languettes de fixation murale 3M, no 7220
Kiosques - Le prix d’achat de chaque espace de kiosque comprend ce qui suit :
- Espace de kiosque standard de 10 pi de largeur sur 8 pi de profondeur, délimités par un mur arrière de 8 pi de hauteur recouvert d’une draperie et de murs latéraux de 3 pi de hauteur recouverts d’une draperie. Les murs latéraux extérieurs des kiosques en coin d’allée ne seront pas recouverts d’une draperie, sauf sur demande de l’exposant.
- Afin de ne pas nuire à l’aspect visuel des kiosques avoisinants, les conceptions et les murs des kiosques, les affiches, les dispositifs d’éclairage et les comptoirs, ainsi que les produits et le matériel d’exposition peuvent atteindre une hauteur maximale de 8 pieds, seulement dans les 3 pieds arrière du kiosque. À partir de ce point jusqu’à l’avant du kiosque, ils ne doivent pas excéder une hauteur de 4 pieds.
Les exposants dont le kiosque ou le matériel d’exposition excède 8 pieds de hauteur doivent communiquer avec tradeshow@fcm.ca afin de vérifier les restrictions de hauteur qui pourraient s’appliquer à leur espace de kiosque.
Les kiosques, les panneaux, les produits et le matériel d’exposition conçus sur mesure doivent être disposés de façon à être conformes au plan de kiosque de type linéaire décrit aux présentes. La hauteur maximale des kiosques, des produits et du matériel d’exposition ne doit pas excéder 8 pieds, sauf approbation préalable de la FCM.
Au besoin, dans les espaces de kiosques linéaires, des draperies seront installées aux frais de l’exposant afin de couvrir les éléments de montage exposés ou non finis.
Moquette (tapis)
Le plancher de l'hôtel Westin étant recouvert de tapis, la location de moquette/revêtement de sol par l’exposant pour son espace d’exposition n’est pas obligatoire.
Places assises
Afin d’éviter toute congestion des allées, les places assises pour les démonstrations doivent être placées à une marge minimale de recul de 3 pieds des allées.
Enseignes et éléments de décor suspendus
IMPORTANT - MONTAGE
Tout exposant qui compte retenir les services d'une entreprise externe pour le montage doit obtenir l'autorisation de la direction du salon de la FCM au préalable. Si vous comptez utiliser des enseignes ou des éléments de décor suspendus, veuillez communiquer avec tradeshow@fcm.ca et obtenez votre approbation écrite au plus tard le 13 janvier 2023.
Un rendu visuel avec dimensions sera exigé au moment de la demande d'approbation.
Une fois l'approbation reçue, la FCM vous mettra en contact avec la personne appropriée pour prendre les dispositions.
Règles et lignes directrices
Introduction
Les politiques, règles et lignes directrices indiquées dans le présent Manuel de l’exposant devraient être consultées en se référant aux conditions générales indiquées au verso du document Demande d’inscription et contrat – Espace d’exposition. Celles-ci font partie du contrat conclu entre le demandeur d’un espace de kiosque (ci-après désigné l’exposant) et la Fédération canadienne des municipalités (ci-après désignée la FCM). L’expression « Salon professionnel » désigne la portion de la Vitrine sur l’industrie dans le cadre de la Conférence sur les collectivités durables 2023 de la FCM.
Contrat
La remise du document Demande et contrat d’espace d’exposition, le paiement intégral des coûts liés à l’espace de kiosque demandé et votre réception d’une copie du document Demande et contrat d’espace d’exposition, contresigné par la FCM, constituent le contrat pour l’utilisation de l’espace réservé.
Interprétation des règles et des lignes directrices
Les exposants acceptent de se conformer aux conditions et aux échéances indiquées dans le présent Manuel de l’exposant, aux conditions générales stipulées sur le document Demande et contrat d’espace d’exposition, ainsi qu’aux autres conditions régissant la location des installations du Westin Ottawa par la FCM.
De plus, les exposants s’engagent à informer de ces conditions et de ces règles tous leurs employés, fournisseurs ou agents, entrepreneurs mandatés et employés temporaires qui participeront à leurs activités d’exposition.
La FCM aura toute latitude pour interpréter et/ou modifier les règles et modifiera toute règle si elle le juge à propos dans le meilleur intérêt de la conférence et du Salon professionnel. La décision de la FCM devra être acceptée comme étant finale, au même titre que toute décision touchant un conflit avec les exposants ou autres situations qui n’aurait pas été prévue dans ces règles.
La FCM se réserve le droit de mettre fin à un contrat d’exposition, si un exposant :
- Ne se conforme pas aux présentes politiques et règlements;
- Se livre à des pratiques commerciales déloyales ou trompeuses;
- Se comporte de façon préjudiciable à la bonne gestion du Salon professionnel;
- Ne se conforme pas aux lois, règles, règlements et ordonnances provinciaux et fédéraux en vigueur.
Ventes de produits
La raison d’être du Salon professionnel est d’informer les délégués au congrès et d’enrichir leurs connaissances par le biais de démonstrations, de présentations et d’étalages de produits et de services. Les ventes de produits sont permises dans l’espace réservé au Salon professionnel, pourvu que les transactions soient effectuées de façon convenable et professionnelle. La FCM se réserve le droit d’interdire toute pratique commerciale qu’elle estimera inappropriée ou non professionnelle.
L’exposant est responsable de veiller à ce qu’il se conforme aux lois canadiennes fédérales, provinciales et municipales en vigueur, et de percevoir et de payer toutes taxes exigibles.
Annonces et publicités
La gestion du Salon professionnel (FCM) se réserve le droit de déterminer ce qui est acceptable en matière de publicité et de matériel publicitaire par les exposants au Salon professionnel. En tout temps, la FCM se réserve le droit de restreindre tout affichage ou activité qui, selon le jugement de la FCM, ne correspond pas à la raison d’être de la conférence ou du Salon professionnel. Dans les cas où la FCM considère de tels affichages ou activités comme inappropriés ou indésirables, la FCM émettra une ordonnance d'interdiction. La FCM n’assume aucune responsabilité à l’égard de pertes, frais ou autres dépenses encourues par l’exposant visé.
Les exposants pourront distribuer des imprimés, documents ou articles, promotionnels ou autres, seulement dans les limites de l’espace de kiosque qui leur est alloué. Les exposants sont encouragés à privilégier des méthodes de promotion qui éliminent ou minimisent l'utilisation de matériel imprimé. Les démonstrations de produits et services de même que les présentations, entrevues ou autres activités de l’exposant à l’intérieur du Westin Ottawa ne doivent être tenues que dans l’espace de kiosque réservé à l’exposant.
Toute publication imprimée ou visuelle et toute documentation publicitaire doivent être conçues et produites en harmonie avec la nature professionnelle de la Conférence sur les collectivités durables 2023 de la FCM.
Il appartient aux exposants de s’assurer que le matériel publicitaire et les renseignements sur les produits ou services présentés aux délégués à l’occasion du Salon professionnel sont conformes aux faits et que leur présentation est professionnelle et de bon goût. La FCM demande que l’information soit disponible en anglais et en français chaque fois que c’est possible.
Le nom et le logotype de la Fédération canadienne des municipalités sont des marques de commerce exclusives à la FCM et ne peuvent pas être imprimés, utilisés ou affichés à quelque fin que ce soit sans la connaissance explicite et la permission écrite de la FCM. La FCM ne peut accorder une telle permission dans un but purement promotionnel ou pour une quelconque utilisation qui puisse laisser croire à un appui pour le produit, les services ou l’activité d’un exposant.
Les seuls exposants autorisés à afficher le symbole et le logo des Partenaires corporatifs de la FCM sont les partenaires corporatifs en règle.
Pour éviter tout malentendu, la documentation publicitaire des exposants ne doit jamais indiquer « conjointement avec la Fédération canadienne des municipalités » ou toute autre formulation similaire.
Pour toute information, veuillez communiquer avec nous à tradeshow@fcm.ca ou par téléphone au 343-925-6449.
Démonstrations, étalages et présentations
Les entrevues, les démonstrations, la vente au détail ou la distribution de documents doivent se dérouler dans les limites de l’espace alloué et ne pas nuire à la circulation dans les allées ou déborder dans l’espace alloué aux exposants avoisinants.
Les exposants ne doivent pas installer leurs aires de démonstration à la limite de leur kiosque s’ils s’attendent à ce que plusieurs personnes convergent à cet endroit à un moment du Salon, et devraient prévoir un dégagement suffisant dans les limites de leur kiosque pour accueillir la majorité des personnes anticipées.
Les exposants dont les montages ou présentations provoquent un débordement des spectateurs dans les allées ou qui causent un achalandage excessif dans l'espace des kiosques avoisinants, pourraient se voir demander de limiter ou de cesser leurs présentations.
Nourriture et boissons alcoolisées
Les exposants qui désirent distribuer de la nourriture ou des boissons ou cuire des produits alimentaires dans leur kiosque doivent communiquer avec le Westin Ottawa à cet égard, en précisant la nature du produit qui serait distribué et le type d’appareil utilisé. Veuillez communiquer avec Alana.Hendry@westin.com.
La vente et la distribution de nourriture et de boissons alcoolisées ou non alcoolisées dans les kiosques sont interdites. Les boissons alcoolisées ne peuvent être consommées que dans les lieux de détente désignés.
Échantillons et cadeaux publicitaires
Les concours, tirages, animations, mesures incitatives et tirages au sort à partir des kiosques doivent être autorisés au préalable par la FCM. Communiquez par courriel à tradeshow@fcm.ca avant le 13 janvier 2023.
Il appartient aux exposants de s’assurer que leurs concours, tirages et jeux du hasard sont conformes aux exigences des autorités provinciales régissant les loteries.
La distribution de petits articles, de cadeaux publicitaires et d’articles souvenirs tels que des macarons, des maquettes, des décalques ou des drapeaux est laissée à la discrétion de l’exposant, du moment que leur valeur intrinsèque est nominale. La FCM se réserve le droit d’interdire aux exposants de distribuer de petits articles, des cadeaux publicitaires et des souvenirs qui, de l’avis de la FCM, sont inadmissibles ou contre-indiqués.
Éléments audiovisuels des kiosques
Les exposants ne peuvent pas utiliser de haut-parleur, de matériel de son ou d’amplificateurs projetant un son d’un niveau supérieur à une conversation normale.
Les équipements audiovisuels faisant partie des kiosques sont acceptés; cependant, toute installation sonore qui serait audible au-delà du kiosque devrait être équipée d'écouteurs ou cloisonnée dans une salle d’écoute spéciale. De plus, les spectateurs qui assistent à des présentations audiovisuelles dans les kiosques ne doivent pas nuire à la circulation dans les allées ou à l’accès aux autres kiosques. Aucun moyen d’amplification du son que ce soit ne sera toléré pour les exposants qui font des présentations en direct.
La gestion du Salon (FCM) se réserve le droit de déterminer quels sont les niveaux sonores des équipements audiovisuels qui sont nuisibles ou inacceptables pour autrui. En pareils cas, les niveaux sonores seront réduits ou les éléments audiovisuels seront retirés aux frais de l’exposant.
Services d’électricité
L’ensemble du câblage et des prises électriques nécessaires à son kiosque seront aux frais de l’exposant.
Tout équipement électrique utilisé dans les kiosques, de même que toute marchandise et tout équipement d’éclairage et d’affichage, doivent avoir reçu l’approbation de l’Association canadienne de normalisation (CSA) ou d’un organisme provincial équivalent. Il incombe aux exposants de s’assurer que les équipements électriques utilisés dans leur kiosque respectent ces exigences. La gestion du Salon peut, en cas de non-respect des exigences relatives à l’approbation des équipements électriques, refuser la connexion des équipements électriques à la source d’alimentation électrique et exiger que les équipements soient retirés du kiosque.
Bruit, éclairage et odeurs
La gestion du Salon (FCM) se réserve le droit de déterminer quels sont les niveaux sonores des appareils électriques et mécaniques, l’éclairage des montages ou les odeurs produites par des appareils ou des activités qui sont nuisibles ou inacceptables. En pareils cas, les niveaux sonores seront réduits ou les éléments audiovisuels seront retirés aux frais de l’exposant. Pour toute information, veuillez communiquer à tradeshow@fcm.ca.
Ballons gonflés à l’hélium
Aucun ballon gonflé à l’hélium ne sera toléré dans le Westin Ottawa, que ce soit à des fins de décoration ou de distribution aux visiteurs.
Animaux
Les animaux vivants, les oiseaux, les mammifères, les rongeurs ou les reptiles ne sont pas autorisés à l’étage du Salon professionnel sans la permission écrite de la FCM.
Les chiens d’assistance pour servir de guide à une personne handicapée, sont les bienvenus sur place.
Une notification préalable est requise. Communiquez par courriel à tradeshow@fcm.ca avant le 13 janvier 2023.
Soin des installations
Il appartient aux exposants de s’assurer du soin des installations pendant le Salon professionnel de la FCM.
Il est interdit de fixer, par quelque moyen que ce soit - ruban, adhésif, clous, etc. - des éléments d'exposition, des articles ou des structures d'étalage aux murs, aux portes ou à tout autre endroit du Westin Ottawa. Les coûts du nettoyage ou des réparations rendus nécessaires en raison du non-respect de cette règle seront à la charge de l'exposant fautif.
Par la présente, la gestion du Salon professionnel du FCM et le Westin Ottawa avisent les exposants qui comptent distribuer des autocollants ou du matériel promotionnel autocollant que les coûts du nettoyage ou des réparations rendus nécessaires en raison de ces autocollants ou matériels promotionnels seront à la charge des exposants fautifs.
Les autocollants promotionnels pour les planchers doivent avoir été approuvés au préalable par le Westin Ottawa. Veuillez fournir un échantillon à tradeshow@fcm.ca le ou avant le 13 janvier 2023, à des fins d’examen et d’approbation.
Véhicules exposés
Si vous prévoyez d'apporter un véhicule, communiquez avec tradeshow@fcm.ca par courriel au plus tard le 13 janvier 2023 pour approbation.
La FCM doit recevoir les poids exacts et les mesures du véhicule (diagramme si possible) s'il y a un problème de charge de plancher.
Des règles et règlements spécifiques existent pour tous les véhicules à afficher sur place. Veuillez communiquer avec tradeshow@fcm.ca pour obtenir plus de renseignements.
La FCM et le Westin Ottawa doivent approuver l'emplacement et la mise en place des véhicules. La responsabilité d'acheminer les véhicules à l'intérieur et à l'extérieur du centre incombe à GES et à la FCM, tout comme la coordination de toutes les manœuvres de déplacement.
IMPORTANT : Il y a une redevance pour le déplacement des véhicules mobiles. Le repérage des véhicules sera facturé à l'heure, avec un minimum d'une heure pour l'entrée et la sortie. Veuillez vous référer au guide Expresso de GES pour obtenir plus de renseignements et prendre des dispositions.
Libération du matériel d'exposition
Un Formulaire de libération du matériel d’exposition sera obligatoire pour l’enlèvement en tout temps de tout élément ou article d’exposition du Salon professionnel. Les exposants peuvent se procurer ces formulaires auprès de GES. Toutefois, après 19 h, le jeudi 9 février 2023, il ne sera pas nécessaire de présenter de formulaire.
Prises de photos et enregistrements vidéo
Les exposants ne sont pas autorisés à prendre des photos ou faire des enregistrements vidéo du kiosque de tout autre exposant du Salon professionnel sans le consentement de ce dernier exposant.
Les exposants peuvent photographier ou faire des enregistrements vidéo de leur propre kiosque, pourvu qu’ils le fassent avant ou après les heures du Salon professionnel. Toute exigence de sécurité ou d’éclairage pour la prise de photos ou l’enregistrement vidéo doit être réglée à l’avance aux frais de l’exposant.
Les droits sur toutes les photographies de l'événement sont la propriété exclusive du Westin Ottawa et de la Fédération canadienne des municipalités. Le Westin Ottawa et la Fédération canadienne des municipalités se réservent aussi le droit de prendre des photos de l'événement pour leurs archives et de les utiliser à des fins publicitaires et promotionnelles.
Sécurité au Salon professionnel
La gestion du Salon professionnel (FCM), le Westin Ottawa et GES ne sont pas responsables des pertes, des vols ou des dommages qui peuvent survenir durant le montage, l’exposition ou le démontage. Il n’y aura pas de garde de nuit à l’étage du Salon professionnel.
Les exposants qui désirent rester au Salon professionnel après les heures du Salon doivent en premier lieu demander la permission à tradeshow@fcm.ca pour travailler plus tard. Les exposants qui désirent retirer de la marchandise ou des articles du Salon professionnel doivent obtenir un Formulaire de libération de matériel d’exposition de GES et présenter le formulaire dûment signé au personnel de sécurité au moment de retirer la marchandise ou les articles.
Les exposants sont seuls responsables de leur matériel d’exposition et devraient faire assurer leur matérield’exposition contre la perte, le vol ou les dommages pour la durée du Salon professionnel.
Accès au Salon professionnel
- La gestion du Salon professionnel (FCM) se réserve le droit de refuser l’entrée au Salon professionnel à toute personne, visiteur, exposant, agent ou employé des exposants, qui, selon l’avis de la gestion du Salon professionnel, est inapte, intoxiqué ou provoque toute perturbation que ce soit au Salon professionnel;
- Les enfants de moins de 18 ans ne sont pas admis au Salon professionnel durant les heures du Salon, sauf s’ils sont une personne inscrite à titre de délégué à la conférence ou une personne enregistrée comme accompagnante d’une personne ayant des besoins spéciaux.
- Pour des raisons de sécurité, les exposants ne peuvent pas faire entrer des enfants de moins de 18 ans dans le Salon professionnel pendant les périodes de montage et de démontage du salon. Une preuve d'âge pourrait être exigée.
Usage du tabac, vaping et la e-cigarette
La Conférence sur les collectivités durables 2023 de la FCM est un événement sans fumée. En vertu de la loi et de la politique de la FCM en matière d’usage du tabac, il est interdit de fumer en tout temps à l'intérieur du Westin Ottawa.
Recyclage et collecte des matières résiduelles
L’exposant doit utiliser les nombreux équipements mis à sa disposition pour le recyclage (papier, carton, verre, plastique) tant lors du montage et du démontage que durant l’exposition. D’autres collectes sélectives peuvent être ajoutées à celles énumérées ci-dessus.
Les poubelles doivent être placées à l’extérieur du kiosque dans l’allée chaque soir dès la fermeture de l’exposition. Elles seront vidées par le personnel du Centre sans frais. Les poubelles laissées à l’intérieur du kiosque ne seront pas vidées.
Règlement relatif aux incendies
Le Westin Ottawa a des exigences et des règles strictes en matière d’incendie. Ces exigences visent à maintenir un niveau de sécurité acceptable à l’intérieur du lieu d’exposition. Il incombe aux exposants de s’assurer de leur conformité aux règlements municipaux et provinciaux en matière d’incendie, de santé et de sécurité. Les allées et les sorties doivent être gardées propres et libres de toute obstruction et les panneaux de sortie doivent être clairement visibles en tout temps.
Tous les kiosques et toutes les expositions doivent être approuvés par la gestion du Salon. Les kiosques et les expositions pourraient faire l’objet d’un examen sur place et quelconque modification nécessaire suite à cet examen seront aux frais de l’exposant.
Tous les exposants doivent avoir rempli le Formulaire sur les exigences en matière de sécurité incendie au plus tard le 13 janvier 2023.
Responsabilité
La Fédération canadienne des municipalités n’est pas responsable de toute perte ou de tout dommage à la propriété de l’exposant ou des employés de ce dernier, par suite d’un incendie, d’un vol, d’un accident ou de toute autre cause, quelle qu’elle soit, pouvant découler pendant l’utilisation et l’occupation de l’espace loué du Westin Ottawa.
L’exposant consent à garantir contre les dommages ou la responsabilité la Fédération canadienne des municipalités, GES, ainsi que le Westin Ottawa et ses employés, contre toute réclamation de toute personne, quelle qu'elle soit, pouvant découler d’omissions des exposants et de leurs employés. (Les exposants doivent fournir leur propre assurance responsabilité civile.)
La FCM n’assume aucune responsabilité pour toute perte ou tout dommage résultant du défaut de l’exposant ou lié au défaut de l’exposant de se conformer aux dispositions des conditions stipulées dans le document Demande et contrat d’espace d'exposition. Si, par suite de motifs que ne maîtrise pas la FCM, l’exposant ne reçoit pas son matériel d’exposition pendant toute la durée du Salon professionnel ou toute portion de celle-ci, la FCM n’assume aucune responsabilité quant aux dommages ou aux pertes de l’exposant et n’est aucunement dans l’obligation de rembourser à l’exposant les frais engagés.
Avant de pouvoir retirer tout matériel d’exposition du Westin Ottawa, les exposants doivent prendre les dispositions requises, à la satisfaction de la gestion du Salon professionnel (FCM), du Westin Ottawa et des entrepreneurs exclusifs et officiels, pour le paiement en totalité des frais engagés par les exposants en rapport avec la présentation de leur matériel d’exposition.
IMPORTANT- Attestation d’assurance
Tout exposant s’engage à accepter la responsabilité de maintenir une assurance suffisante en cas de blessure à des personnes, de dommage ou de perte à la propriété, aux produits, aux équipements ou aux décorations et en cas d'incapacité d'assumer les obligations énoncées dans le Manuel de l’exposant et les conditions stipulées dans la Demande et contrat d’espace d’exposition.
Chaque exposant doit fournir une preuve d’assurance responsabilité civile générale de 2 millions de dollars canadiens au minimum en retournant le Formulaire – Assurance de l’exposant (Formulaires de la gestion du Salon professionnel) à la gestion du Salon professionnel au plus tard le 13 janvier.
Ce type de couverture d’assurance décrite ci-dessus ne sera pas fourni à l'exposant par la FCM, ou le Westin Ottawa.
Les exposants, ou leurs mandataires, qui désirent une assurance pour leur kiosque d’exposition, leur matériel d’exposition et leurs employés peuvent souscrire à une telle assurance, à leurs propres frais.
IMPORTANT : La FCM se réserve le droit d’interdire l’accès à son Salon professionnel à tout exposant qui n’aura pas fourni d’attestation d'assurance.