Le Coin des exposants est là pour vous aider à faire les préparatifs nécessaires pour votre kiosque virtuel pour la Conférence sur les collectivités durables 2020 de la FCM.

Assurez-vous de noter la liste des dates limites importantes à votre calendrier afin que votre participation soit couronnée de succès.

Au plaisir de vous rencontrer en ligne du 20 au 22 octobre!

Dates et heures de la conférence

Du mardi 20 octobre au jeudi 22 octobre 2020.
Programmation en direct entre 10 h 30 and 16 h HE.

Heures dédiées pour la salle d’exposition
Mardi 20 octobre 10 h 30 à 11 h | 12 h 30 à 13 h 15
Mercredi 21 octobre 10 h 30 à 11 h | 12 h 30 à 13 h 15
Jeudi 22 octobre 10 h 30 à 11 h | 12 h 30 à 13 h 15

Votre exposition sera accessible 24 heures sur 24 pendant les dates de la conférence, mais devrait être dotée de personnel durant les heures officielles du programme de la conférence afin de pouvoir participer aux discussions en direct et à la vidéo pour maximiser le réseautage.

Note :
La FCM organisera un tirage au sort pendant la conférence pour attirer les délégués et augmenter le trafic à votre kiosque. Si vous souhaitez participer en offrant un prix (valeur minimale de 150 $), veuillez communiquez avec nous à tradeshow@fcm.ca pour les détails.

QUESTIONS FRÉQUEMMENT POSÉES

Bienvenue à la #CCD2020

La meilleure façon pour vous et votre compagnie de profiter pleinement de la conférence et de cette plateforme est de regarder cette vidéo de formation (en anglais seulement). Vous y découvrirez comment naviguer sur la plateforme et maximiser votre expérience.

Création et gestion de votre kiosque

Q : Quelles images devrais-je utiliser pour mon kiosque?
R. : Une bonne façon de vous démarquer est de créer une bannière dynamique pour votre kiosque. Ce peut être une image statique ou en format GIF. La bannière se trouve au haut de votre page d’exposant. Une autre bonne façon d’attirer l’attention est d’avoir une vignette vive et claire. Consultez l’onglet « Edit Design » de votre portail d’exposant pour découvrir les spécifications recommandées. Vous pouvez également ajouter à votre page des liens vers des vidéos sur YouTube.

Q : Comment les exposants peuvent-ils tenir leur kiosque et interagir en direct avec les visiteurs?
R. : Le kiosque est accessible 24 h par jour, 7 jours sur 7. Il est recommandé d’affecter une personne au kiosque pendant les pauses de réseautage et, idéalement, tout au long de la journée afin de tirer le maximum des fonctionnalités de clavardage en direct et des vidéos.

Q : Comment le personnel peut-il accéder au kiosque?
R. : À titre de responsable du kiosque, vous pouvez affecter du personnel supplémentaire au kiosque. Le forfait exposant standard comprend deux inscriptions virtuelles donnant accès à la conférence, alors que le forfait exposant PLUS comprend cinq inscriptions virtuelles. Toutes les personnes que vous désignez auront accès au kiosque et à votre portail privé d’exposant.

Réseautage

Q : Comment puis-je savoir si une personne visite mon kiosque?
R. : La barre de discussion publique située à l’extrême droite de votre kiosque indiquera en temps réel combien de personnes visitent présentement votre page.

Q : Comment puis-je discuter en privé avec les visiteurs?
R. : Vous pouvez commencer à clavarder avec un visiteur en cliquant sur son nom dans la section « Virtual Lounge », puis en cliquant sur « Start Chat ». La conversation apparaîtra sous la colonne « Chats » de la section « Virtual Lounge », et la véritable conversation se déroulera à l’extrême droite de l’écran.

Q : Comment puis-je partager mon écran avec les visiteurs?
R. : Le clavardage en direct et les conversations en vidéo sont disponibles sur une base individuelle. Pour partager votre écran, invitez un visiteur et convenez d’avoir une conversation en vidéo. Vous pourrez ensuite partager votre écran avec le visiteur.

Q : Comment puis-je savoir si quelqu’un a visité mon kiosque?
R. : Dans la section « Virtual Lounge », cliquez sur l’onglet « Booth » situé au-dessus de la liste des visiteurs pour voir en temps réel qui a visité votre kiosque et le temps écoulé depuis leur visite.

Q : Qu’est-ce que la fonction « Lead Retrieval » et comment puis-je l’ajouter à mon kiosque?
R. : La fonction « Lead Retrieval » est un complément entièrement optionnel à votre kiosque qui permet des conversations en vidéo avec jusqu’à 25 participants à la fois et exigeant à ceux qui demandent des documents que vous distribuez à votre kiosque de laisser leurs coordonnées. Vous trouverez l’onglet « Lead Retrieval » à la gauche de l’écran dans votre portail privé d’exposant. À partir de cet écran, vous pouvez obtenir plus de détails au sujet de ce complément et l’acheter directement de PheedLoop. Veuillez prendre note qu’après la conférence, le personnel de la FCM fera parvenir aux exposants une liste en format Excel indiquant tous les visiteurs à leur kiosque. L’information recueillie par PheedLoop est très simple (nom et organisation), tandis que la fonction « Lead Retrieval » vous permet de recueillir des adresses courriel.

Séances

Q : Comment puis-je visionner une séance?
R. : Cliquez sur Program/Programme et choisissez la séance que vous souhaitez visionner. Pour bien comprendre le fonctionnement du portail du point de vue des délégués, veuillez visionner cette vidéo (en anglais seulement).

Tirage de prix

Q : Comment fonctionne le tirage de prix?
R. : Des codes seront remis aux exposants. Les participants seront encouragés à visiter les kiosques et à communiquer avec les exposants pour obtenir ces codes.  Lorsqu’un participant communique avec vous au moyen de la fonction de clavardage en privé, donnez-lui un code lorsqu’il en fait la demande. Les participants saisiront ensuite le code dans la section « Prize draw / Tirage de prix », et leur nom sera inscrit au tirage pour votre kiosque.

Comment organiser votre kiosque virtuel.

DATES LIMITES IMPORTANTES

Mercredi 14 octobre | Profile de l’exposant

Un profile d’exposant sur le site Web de la Conférence sur les collectivités durables 2020 de la FCM et sur la plateforme virtuelle augmentera la visibilité de votre organisation lors de l’événement.

Si vous ne l’avez pas déjà fait, veuillez fournir un profile (40 mots) de votre entreprise par courriel à tradeshow@fcm.ca.

Mercredi 14 octobre | kiosque virtuel
Remarque : tous les éléments visuels et la documentation doivent être présentés à la FCM à des fins d’approbation.

Ajouté par l’exposant

  • Liens vers les réseaux sociaux, incluant un lien pour organiser des rencontres à partir de l’outil Calendly
  • Logo de l'exposant (si la FCM ne l'a pas en dossier)
  • Deux vidéos peuvent être ajoutés – un vidéo YouTube et un autre promotionnel
  • Documentation (documents, brochures, pamphlet, etc.)
  • Visuels (autre que le logo de l’exposant) incluant la bannière du kiosque et une vignette (la taille recommandée pour la vignette est un fichier .png ou .jpg de 500 x 500)
  • Information pour vous rejoindre

Ajouté par la FCM

  • Profile de l’exposant (40 mots)
  • Logo de l’exposant (si en dossier)
  • Logo Partenaire corporatif de la FCM

Mercredi 14 octobre | Inscriptions des exposants/délégués

Chaque kiosque a droit à deux ou cinq inscriptions virtuelles en tant que délégué selon le forfait que vous avez sélectionné. Ce laissez-passer permet l’accès à la plateforme virtuelle et à la programmation complète de la conférence.  

Voir la section Inscription des exposants ci-dessous pour plus de détails.

CE QUI EST INCLUS AVEC VOTRE FORFAIT EXPOSANT

Les éléments suivants sont inclus dans le prix des forfaits.

Le forfait exposant standard comprend :

  • Un kiosque virtuel personnalisable
  • 30 jours d’archives sur la plateforme de la conférence
  • Deux inscriptions virtuelles en tant que délégués, comprenant l’accès aux plénières en ligne, aux discours et aux ateliers, pendant les trois jours de la conférence
  • Votre nom d’entreprise dans la salle d’exposition sur la plateforme virtuelle de la conférence la FCM
  • Nom, description en 40 mots et site Web de votre entreprise sur le site Web de la FCM pour la conférence

Le forfait exposant « plus » comprend :

  • Un kiosque virtuel personnalisable
  • 30 jours d’archives sur la plateforme de la conférence
  • Cinq inscriptions virtuelles en tant que délégués, comprenant l’accès aux plénières en ligne, aux discours et aux ateliers, pendant les trois jours de la conférence
  • Cotre nom d’entreprise dans la salle d’exposition sur la plateforme virtuelle de la conférence la FCM
  • Nom, description en 40 mots et site Web de votre entreprise sur le site Web de la FCM pour la conférence
  • Visibilité dans un envoi courriel promotionnel aux délégués une semaine avant la conférence
  • Une notifications poussée aux délégués

Veuillez noter que la FCM ne partagera pas la liste des participants.

INSCRIPTION DES EXPOSANTS

(Date limite : 14 octobre 2020)

Inscriptions des exposants/délégués
Chaque kiosque a droit à deux ou cinq inscriptions virtuelles en tant que délégué selon le forfait que vous avez sélectionné. Ce laissez-passer permet l’accès à la plateforme virtuelle et à la programmation complète de la conférence.

Le forfait exposant standard inclut deux inscriptions et le forfait exposant “plus” inclut cinq inscriptions.  SVP, inscrivez vos exposants-délégués en visitant le Portail d'inscription pour la CCD et en cliquant sur le bouton “inscrivez-vous maintenant" à la gauche de votre écran sous les deux flèches et en suivant les instructions.

Pour vous inscrire, suivez les étapes suivantes :

  • Créez un profile. Si vous avez déjà un profile pour le portail, connectez-vous à celui-ci en ouvrant une session.
  • Avant de sélectionner le type de participant, entrez le code promotionnel « SCC_Sponsor » et cliquez sur « appliquer le code », ceci affichera l’option « CCD Commanditaire » que vous sélectionnerez.
  • Complétez les autres sections afin de confirmer votre inscription.

Inscriptions des exposants/délégués supplémentaires

Vous pouvez inscrire des exposants/délégués supplémentaires au coût de 75 $ + TVH par personne.  Suivez les étapes ci-dessus mais en sélectionnant le type de participant « Délégué CCD – Exposant/Commanditaire ».

Si vous avez des questions ou des préoccupations, s.v.p. communiquez avec Brittnay Del Guidice, notre coordinatrice des inscriptions, qui pourra vous aider à compléter votre inscription. Vous pouvez la rejoindre au 613-907-6217 ou par courriel à bdelduidice@fcm.ca.

RÈGLES ET LIGNES DIRECTRICES

Introduction
Les politiques, règles et lignes directrices indiquées dans cette section devraient être consultées en se référant aux conditions générales indiquées au verso du document Demande d'inscription et contrat - Espace d'exposition. Celles-ci font partie du contrat conclu entre le demandeur d'un espace de kiosque (ci-après désigné l'exposant) et la Fédération canadienne des municipalités (ci-après désignée la FCM).

Contrat
La remise du document Demande et contrat d'espace d'exposition, le paiement intégral des coûts liés à l'espace de kiosque demandé et votre réception d'une copie du document Demande et contrat d'espace d'exposition, contresigné par la FCM, constituent le contrat pour l'utilisation de l'espace réservé.

Interprétation des règles et des lignes directrices
Les exposants acceptent de se conformer aux conditions et aux échéances indiquées dans les divers documents disponibles sur le Coin des exposants, aux conditions générales stipulées sur le document Demande et contrat d'espace d'exposition.

De plus, les exposants s'engagent à informer de ces conditions et de ces règles tous leurs employés.

La FCM aura toute latitude pour interpréter et/ou modifier les règles et les règlements, si elle le juge à propos dans le meilleur intérêt de la conférence. La décision de la FCM devra être acceptée comme étant finale, au même titre que toute décision touchant un conflit avec les exposants ou autres situations qui n'auraient pas été prévues dans ces règles et lignes directrices.

La FCM se réserve le droit de mettre fin à un contrat d'exposition, si un exposant :

  • Ne se conforme pas aux présentes politiques et présents règlements;
  • Se livre à des pratiques commerciales déloyales ou trompeuses;
  • Se comporte de façon préjudiciable à la bonne gestion du salon professionnel.

Ventes de produits
La raison d'être du salon professionnel est d'informer les délégués à la conférence et d'enrichir leurs connaissances par le biais de démonstrations, de présentations et d'étalages de produits et de services. Les ventes de produits sont permises sur la plateforme virtuelle pourvu que les transactions soient effectuées de façon convenable et professionnelle. La FCM se réserve le droit d'interdire toute pratique commerciale qu'elle estimera inappropriée ou non professionnelle.

L'exposant est responsable de veiller à ce qu'il se conforme aux lois canadiennes fédérales, provinciales et municipales en vigueur, et de percevoir et de payer toutes taxes exigibles.

Annonces et publicité
La gestion du salon professionnel (FCM) se réserve le droit de déterminer ce qui est acceptable en matière de publicité et de matériel publicitaire par les exposants au salon professionnel. En tout temps, la FCM se réserve le droit de restreindre tout affichage ou activité qui, selon le jugement de la FCM, ne correspond pas au but du congrès ou du salon professionnel. Dans les cas où la FCM considère de tels affichages ou activités comme inappropriés ou indésirables, la FCM émettra une ordonnance d'interdiction. La FCM n'assume aucune responsabilité à l'égard de pertes, frais ou autres dépenses encourues par l'exposant visé.

Les exposants pourront distribuer des imprimés, documents ou articles, promotionnels ou autres, seulement dans les limites du kiosque virtuel qui leur est alloué.

Il appartient aux exposants de s'assurer que le matériel publicitaire et les renseignements sur les produits ou services présentés aux délégués à l'occasion du Salon professionnel sont conformes aux faits et que leur présentation est professionnelle et de bon goût. La FCM demande que l'information soit disponible en anglais et en français chaque fois que c'est possible.

Nom et logotype de la FCM
Le nom et le logotype de la Fédération canadienne des municipalités sont des marques de commerce exclusives à la FCM et ne peuvent pas être imprimés, utilisés ou affichés à quelque fin que ce soit sans la connaissance explicite et la permission écrite de la FCM. La FCM ne peut accorder une telle permission dans un but purement promotionnel ou pour une quelconque utilisation qui puisse laisser croire à un appui pour le produit, les services ou l'activité d'un exposant.

Les seuls exposants autorisés à afficher le symbole et le logo des « Partenaires corporatifs » de la FCM sont les partenaires corporatifs en règle.

Pour éviter tout malentendu, la documentation publicitaire des exposants ne doit jamais indiquer « conjointement avec la Fédération canadienne des municipalités » ou toute autre formulation similaire.

Occupation des kiosques
Les exposants doivent veiller à ce qu'au moins un représentant soit présent en tout temps à leur kiosque pendant les heures et les jours de la conférence. Tous les représentants des exposants doivent être enregistrés.

Responsabilités
L'exposant consent à garantir contre les dommages ou la responsabilité la FCM, son fournisseur mandaté officiel et leurs employés, contre toute réclamation de toute personne quelle qu'elle soit pouvant découler d'omissions des exposants et de leurs employés. (Les exposants doivent fournir leur propre assurance responsabilité civile.)

La FCM n'assume aucune responsabilité pour toute perte ou tout dommage résultant du défaut de l'exposant ou lié au défaut de l'exposant de se conformer aux dispositions des conditions stipulées dans le document Demande et contrat d'espace d'exposition.

Assurance
Tout exposant s’engage à accepter la responsabilité de maintenir une assurance suffisante en cas de blessures à des personnes, de dommage ou de perte à la propriété et en cas d’incapacité d’assumer les obligations énoncées dans les conditions et les Règles et lignes directrices des exposants. Assurance responsabilité civile générale de 2 millions de dollars est obligatoire. La preuve d’une telle couverture d’assurance pourrait devoir être produite à la Fédération canadienne des municipalités (FCM) sur demande.

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