Contexte
Au cours des dix dernières années, la ville de Kelowna, en Colombie-Britannique, a fait de grands progrès dans l’avancement de son programme de gestion des actifs, grâce en partie à une subvention du Programme de gestion des actifs municipaux (PGAM) de la FCM. La subvention a aidé la ville à élaborer une politique, un cadre et une stratégie de gestion des actifs qui ont défini les rôles et les responsabilités et orienté les principales initiatives, notamment la mise en œuvre d’un système informatisé de gestion de l’entretien (SIGE) et les mises à jour apportées aux plans de gestion des actifs qui sont intégrés aux plans financiers à long terme. Cette subvention permet d’assurer la cohérence de la gestion des actifs ainsi que de la coordination des activités et des investissements dans tous les secteurs d’activité (par ex., les transports, les parcs, les services publics, les bâtiments municipaux).
En octobre 2022, le PGAM a approuvé 129 subventions pour des activités de gestion des actifs de gouvernements locaux en Colombie-Britannique, dont 55 sont terminées et les autres en cours. Le PGAM a également financé quatre organisations partenaires en Colombie-Britannique qui, avec les partenaires nationaux du Programme, ont touché 100 administrations locales dans cette province par l’entremise d’activités de formation et de sensibilisation à la gestion des actifs.
Points saillants
- La participation précoce et permanente du conseil, des hauts responsables, du personnel et de la collectivité.
- Une politique, un cadre et une stratégie de gestion des actifs municipaux, approuvés par la haute direction et communiqués au conseil, détaillant les rôles et les responsabilités en matière de gouvernance et les rôles de gérance des programmes.
- Mise en œuvre d’un SIGE utilisé par plus de 700 employés pour planifier l’entretien et faire le suivi de l’état de 30 000 infrastructures.
- Mises à jour régulières des plans de gestion des actifs qui sont intégrés au plan financier au moyen d’une mise à jour annuelle du plan d’immobilisations décennal.
- Plus de 30 % du budget d’immobilisation de la municipalité est investi dans le renouvellement des actifs.
Défi
Kelowna est une municipalité de 143 000 habitants située dans la vallée de l’Okanagan, dans le sud de la Colombie-Britannique. Elle est confrontée à des défis que connaissent de nombreuses municipalités canadiennes : infrastructures vieillissantes, déficit considérable lié à ces infrastructures, collectivité en pleine croissance et demandes de services toujours plus nombreuses. Lorsqu’elle a commencé son parcours de gestion des actifs en 2012, la municipalité ne disposait pas de stratégie formelle de gestion des actifs, et ses secteurs d’activité ne communiquaient pas toujours bien, ce qui entraînait une prise de décision fragmentée et d’autres inefficacités.
Approche
L’équipe de Kelowna a choisi de faire participer le conseil, la haute direction, le personnel et la collectivité dès le début, même en sachant qu’il y aurait des lacunes dans l’information communiquée. Cette participation précoce leur a permis d’acquérir des connaissances diverses et d’adapter le programme afin de répondre au mieux aux besoins de la collectivité.
Le fait de suivre une formation spécialisée auprès de la FCM, de NAMS Canada et du Réseau canadien des gestionnaires d’actifs a aidé l’équipe à trouver la voie à suivre. Elle a établi les responsabilités des secteurs d’activité (p. ex., planification de l’entretien et suivi de l’état des actifs, détermination du moment du renouvellement des actifs, participation à la planification de la gestion des actifs), a élaboré des indicateurs de rendement clés. Elle a invité les membres de la collectivité à participer par l’entremise d’un outil en ligne, qui leur demandait de choisir les infrastructures et les services qui étaient importants pour eux, tout en essayant d’équilibrer le budget et les besoins concurrents.
Kelowna emploie une suite logicielle prête à l’emploi pour son système de gestion de la maintenance, avec des modèles qui sont personnalisable à chaque secteur d’activité. Toutefois, il ne s’agit que d’un outil et, pour susciter l’adhésion et accroître le rendement du capital investi, l’équipe a veillé à ce que les quelque 700 membres du personnel fassent partie intégrante du processus de personnalisation.
Principales étapes :
- Créer des rôles de gestion des actifs et de gestion du changement qui combinent une perspective humaine et commerciale, afin de gérer les enjeux liés à la mise en œuvre et à la maintenance.
- L’équipe de gestion des actifs de Kelowna dispose de trois rôles associés à la gestion des actifs (gestionnaire de la gestion des actifs et de la planification des immobilisations, gestionnaire de la planification des actifs et gestionnaire des systèmes des actifs) pour promouvoir le programme. L’équipe de base compte également deux analystes d’affaires issus des services de l’information et deux coordonnateurs des actifs issus de la division des infrastructures.
- Relier les données relatives aux actifs à la planification financière à long terme. Les données sont utilisées pour les mises à jour annuelles du plan décennal d’immobilisations, et le déficit d’infrastructure est suivi comme une mesure de rendement.
- Renforcer l’engagement descendant et ascendant, et établir des responsabilités claires, notamment en détaillant les rôles et les responsabilités de gouvernance dans la politique de gestion des actifs et en décrivant les rôles de gestion des programmes.
- Convoquer un comité directeur et une équipe interfonctionnelle de gouvernance pour la gestion des actifs afin de rester sur la bonne voie.
- Tirer profit des ressources du site Web de la FCM pour élaborer la stratégie et la feuille de route.
« La gestion du changement est un élément important et permanent de tout programme de gestion des actifs réussi, et elle peut se perdre dans les dédales de la recherche de données et d’outils. Maintenez les personnes informées et engagées, et définissez des attentes et des responsabilités claires – puis assurez-vous de la conformité si nécessaire. »
– Joel Shaw, Gestionnaire de la gestion des actifs et de la planification des immobilisations
Obstacles
La gestion du changement et des attentes a constitué un défi de taille. La gestion des actifs n’est ni rapide ni simple et, comme prévu, il y a eu de la résistance. Toutefois, l’approbation rapide et explicite du conseil et de la haute direction ainsi qu’un message fort indiquant que la participation était obligatoire ont permis d’obtenir l’adhésion de tous. En fait, dès que les avantages de l’utilisation des données de gestion des actifs pour éclairer les décisions et soutenir les demandes budgétaires ont été démontrés dans la pratique, bon nombre des personnes qui s’étaient montrées sceptiques ont fini par faire partie des utilisateurs les plus enthousiastes.
Résultats
La politique, le cadre et la stratégie de gestion des actifs municipaux de Kelowna sont entièrement approuvés par la haute direction et communiqués au conseil. Kelowna investit maintenant plus de 30 % de son budget dans le renouvellement des actifs.
La municipalité a élaboré et applique de solides politiques et processus de gestion des actifs municipaux qui permettent de maintenir la continuité et la cohérence.
En intégrant la planification, les finances, l’exploitation et l’ingénierie, Kelowna a établi une vue d’ensemble entre les attentes de la collectivité et les infrastructures et services, réduisant ainsi la fragmentation.
Disposer de bonnes données sur la gestion des actifs signifie que Kelowna connaît ses déficits et ses lacunes, des bâtiments aux parcs en passant par les canalisations et les chaussées. Les données sont utilisées pour prendre des décisions ciblées en matière de renouvellement des actifs et d’entretien préventif, afin de prolonger la durée des actifs et de réduire les coûts d’exploitation.
Dans de nombreux secteurs d’activité qui étaient auparavant axés sur les documents papier, les bons de travail, les inspections et les demandes de service sont maintenant accessibles en ligne, ce qui facilite le partage des activités de manière transparente entre le bureau et le terrain. On a ainsi obtenu des gains d’efficacité opérationnelle et des données de meilleure qualité tout en diminuant le dédoublement des efforts. L’accès aux données numériques en temps quasi immédiat signifie que le personnel peut suivre les tendances, les données historiques et l’état actuel des travaux d’un seul coup d’œil, ce qui favorise une fois de plus une prise de décision avisée.
Leçons tirées
« Accablant » est un mot qui revient souvent dans le contexte de la gestion des actifs, notamment dans les municipalités qui viennent de se lancer. Kelowna a délibérément choisi une approche à la fois pragmatique et systématique, en veillant à ce qu’elle soit adaptée aux ressources disponibles et aux capacités de la municipalité.
L’engagement continu du personnel et la formation opportune des utilisateurs sont essentiels. En fin de compte, ce sont les gens qui effectuent la gestion des actifs, et le succès vient en les aidant à comprendre le processus et à reconnaître et apprécier ses avantages.
Avec le recul, Kelowna aurait dû faire participer les secteurs d’activité plus tôt, afin de cerner et d’optimiser leurs processus, et leur demander de désigner des experts en la matière.
Prochaines étapes
Kelowna met à jour son plan de gestion des actifs (Plan d’infrastructure 2040), dont la publication est prévue en 2024, et modifie ses plans actuels pour y inclure les aspects climatiques et les actifs naturels.
Ressources connexes
Personne-ressource
Joel Shaw, P.Eng.
Gestionnaire de la gestion des actifs et de la planification des immobilisations
Ville de Kelowna, Colombie-Britannique
