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Congrès annuel et salon professionnel 2017

Coin des exposants

Le Coin des exposants est votre guide compréhensif pour vous aider à faire les préparatifs nécessaires pour votre participation à le Congrès annuel et Salon professionnel de la FCM.Salon professionnel de la FCM

Assurez-vous d'imprimer la liste des dates limites importantes pour garder la trace de toutes les échéances afin que votre participation soit couronnée de succès.

Le Manuel de l'exposant 2017 de la FCM complet et les formulaires de commande sont disponibles en téléchargeant les documents

Au plaisir de vous rencontrer à Ottawa!


Ressources pour les exposants


Dates limites importantes

9 mai 2017

Formulaires de gestion du salon professionnel — Remplir ces formulaires en ligne.

Les formulaires suivants sont obligatoires pour tous les exposants et doivent être dûment remplis.

  1. Formulaire de Sécurité incendie
  2. Formulaire d'assurance de l'exposant
  3. Formulaire pour le fournisseur mandaté par l'exposant
  4. Formulaire pour les insignes porte-nom des exposants
9 mai 2017

Un profil d'exposant sur la page web Lise des exposants du Congrès annuel et salon professionnel de la FCM 2017 et dans l'application de la conférence mettra en valeur la présence de votre organisation au congrès. 

Soumettez votre profil de 40 mots à Marie Klobucar

 

Déplacements et hébergement

Visitez le site web de la FCM pour voir les rabais sur les vols et les chambres d'hôtel. Visitez Planifiez votre séjour.

12 mai 2017

19 mai 2017

20 mai 2017

20 mai 2017

20 mai 2017

Freeman — Électricité et Gréage

GES — Services aux exposants

Freeman — Audiovisuels et Informatique

MicroSpec — Scanneurs

Centre Shaw — Nettoyage de kiosques et Distribution nourriture et boissons

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Fournisseurs et services mandatés par la FCM

Lieu du congrès

Le Centre Shaw
55, promenade du Colonel-By
Ottawa, ON  K1N 9J2
Tél: (613) 563-1984  
Sans frais: 1-800-450-0077

Site Web: Centre Shaw Ottawa

 


Exigences en matière de services audiovisuels

FREEMAN Audio Visual
Yanna Crawford
Tel: 613-688-9063
Yanna.Crawford@freemanco.com

 


Fournisseur officiel de services

GES
Judith Leclair, Fournisseur officiel de services
Bureau : 514-367-4848 poste 206
jleclair@ges.com

Services

  • Manutention et entreposage sur place
  • Services de main d'œuvre — montage et démontage de kiosques
  • Location de meubles, de comptoirs, d'unités d'entreposage et d'exposition, d'accessoires et de plantes
  • Signalisation
  • Services de transport
  • Véhicules

Réservez les services voulus auprès de GES, en utilisant les bons de commande des exposants. Aucun meubles offerts pour le kiosque.  Un mur en draperie (de 8 pi à l'arrière et 4 pi sur les côtés). Pour tout autre équipement, veuillez en faire la commande directement auprès de GES.  Date limite : Le 19 mai 2017.

 

Scanneurs — MicroSpec offre les scanneurs d'extraction d'information sur les clients potentiels — Date limite: Le 20 mai 2017

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Inclusion aux kiosques

Les équipements suivants sont inclus dans le prix d'achat de chacun des kiosques :

Le forfait exposant comprend :
  • Espace d'exposition de 10 pieds de largeur sur 10 pieds de profondeur
  • 6 insigne porte-nom pour un membre de votre personnel (donne l'accès au Salon Professionnel et les repas)
  • Nom et description de 40 mots de votre compagnie sur le site Web de la FCM pour la conférence
  • Nom et description de 40 mots de votre compagnie sur l'application mobile de la FCM pour la conférence
  • Le nom de votre entreprise dans le programme sommaire imprimé de la conférence

NOTA :

  1. L'électricité et l'internet ne sont pas compris dans le prix de location des kiosques.
  2. La FCM ne publie pas de liste de délégués.


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Inscriptions des exposants

Six insignes pour personnel de l'exposition permet au personnel des exposants d'avoir accès au salon professionnel pendant les dates et les heures de montage et de démontage des installations et pendant les heures officielles du salon professionnel.

Les exposants qui ont plus de six représentants par kiosque devront défrayer 175 $ + TVH par personne additionnelle. Veuillez soumettre une demande pour des insignes porte-nom additionnels auprès de Marie Klobucar à tradeshow@fcm.ca

Le bureau d'inscription des exposants de la FCM ouvre à 8 h le Jeudi 1 juin 2017 - il est situé dans le foyer des Salles du Canada 2 et 3, Niveau 3 du Centre Shaw à Ottawa. Si vous avez besoin d'insignes supplémentaires pendant le salon, vous pouvez en faire la demande au Bureau d'inscription des exposants.

Inscription au congrès pour les exposants
Les exposants peuvent participer aux séances et ateliers de la conférence en profitant du forfait exposant-délégué. Vous aurez ainsi la possibilité d'échanger avec des décideurs municipaux clés lors des réceptions, des séances et des différentes autres activités. Pour inscrire des exposants-délégués supplémentaires, svp cliquez ici.

Ce laissez-passer permet l'accès aux plénières et aux ateliers, à une visite d'étude, aux repas et aux activités sociales.

Frais d'incription au congrès Exposant-Délégué:

711.90$ — Incription hâtive - tarif de l'inscription hâtive prennent fin le 14 avril 2017

836.20 $ — Tarif régulier, après le 14 avril 2017 

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Plan du salon

Plan du salon

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Informations sur l'arrivée et le départ des exposants

Lieu de la conférence

Le Centre Shaw
55, promenade du Colonel-By
Ottawa, ON K1N 9J2
Tél:  613-563-1984 / 1-800-450-0077


Calendriers

Arrivée des exposants

Réception de bienvenue et cocktail

Salon Professionnel — Jour 1

Salon Professionnel — Jour 2

Départ des exposants

Jeudi le 1 juin

Jeudi le 1 juin

Vendredi le 2 juin

Samedi le 3 juin

Samedi le 3 juin

8 h à 15 h *

17 h à 19 h

9 h 00 à 15 h 30

7 h 30 à 15 h 00

15 h 00 à 18 h

Le montage des kiosques et des affichages doit être terminé au plus tard à 15 h le 1 juin 2017.

Livraisons au Centre Shaw à Ottawa
Les livraisons pour les exposants seront acceptées à compter du 1 juin, à 8 h. Les boîtes DOIVENT clairement être identifiées, en plus de comporter les suivantes : nom de l'entreprise, dates de l'activité, nom de la salle où le salon professionnel se tiendra (Canada Halls 2 et 3, Niveau 3), le numéro de votre kiosque et la personne-ressource sur place (veuillez voir l'étiquette d'expédition devant être obligatoirement apposée sur toute boîte ou tout élément expédié).

Si les exposants apportent eux-mêmes leur propre matériel à leur arrivée à le Centre Shaw, les exposants ne peuvent PAS se stationner aux portes d'entrée principales pour décharger leurs véhicules. Les exposants doivent décharger leurs véhicules au quai de chargement situé au côté nord du hall A. Tous les exposants de la FCM doivent utiliser le quai de chargement situé proche du coin de la rue Nicholas et avenue Daly.  (rue à sens unique en direction sud).

Visitez la page du site web pour plus de détails sur le chargement et le déchargement temporaires, les installations de chargement, les baies de chargement et les dimensions des ascenseurs.

Les exposants peuvent visionner cette vidéo sur les itinéraires routiers vers le quai de chargement du Centre Shaw. 


Montage des kiosques
Les exposants peuvent recourir à leurs propres employés réguliers pour déballer leurs produits et monter leur kiosque. Si les exposants ont besoin d'aide supplémentaire pour le montage de leur kiosque, il leur est fortement conseillé d'avoir recours au fournisseur officiel de services - GES.

Si vous utilisez les services d'un autre fournisseur que GES pour le montage de votre kiosque, veuillez prendre note de ce qui suit :

  • Les exposants doivent identifier cet entrepreneur en transmettant le Formulaire — Fournisseur mandaté par l'exposant au plus tard le 9 mai 2017.
  • Le fournisseur mandaté par l'exposant doit fournir une attestation d'assurance avant d'être autorisé à accéder au salon professionnel.
  • Les représentants du fournisseur mandaté par l'exposant doivent se présenter au Bureau d'inscription des exposants afin de prendre possession de leurs insignes de travail avant d'être autorisés à accéder au salon professionnel.

Afin d'éviter les dommages au couvre-plancher de l'installation, l'exposant est responsable d'user des soins nécessaires et de précaution au moment de faire le transport du matériel et de l'équipement. Les exposants seront tenus responsables des dommages occasionnés à l'installation. Les éléments d'exposition qui nécessitent d'être suspendus NE SONT PAS permis. IL EST STRICTEMENT INTERDIT de fixer des clous, du ruban adhésif, des vis, des punaises ou des broches sur les murs. Le plancher du kiosque DOIT également être protégé contre tout risque de dommage et l'ameublement DOIT se tenir debout sans appui.

Moquette — Tapis: Votre espace d'exposition comprend la moquette pour le kiosque et est inclus dans l'achat d'espace d'exposition.  La location de moquette est facultative pour cet événement et est disponible à partir de GES. Les exposants doivent veiller à ce que la moquette de leur kiosque ne dépasse pas dans les allées.

NOTA : Il est permis aux exposants d'apporter leur propre revêtement de sol

Le ruban adhésif utilisé sur le sol du salon professionnel DOIT être retiré à la fin de l'événement. L'utilisation de ruban adhésif qui laisse des résidus de colle sur le tapis et le couvre-plancher N'EST PAS permise. Les frais encourus pour le nettoyage seront facturés à l'exposant.

Les allées DOIVENT être libérées pendant le montage, la présentation et le démontage du kiosque. Les sorties de secours, armoires d'incendies et dispositifs d'alarme DOIVENT être dégagés et accessibles en tout temps. Les kiosques dangereux ne seront pas permis au salon professionnel. Le Centre Shaw à Ottawa ne permet pas la cuisson ou les feux (incluant les cérémonies de purification) sans entente et approbation préalable.

Aucun ballon gonflé à l'hélium ne sera toléré dans le Centre Shaw à Ottawa, que ce soit à des fins de décoration ou de distribution aux visiteurs. 


Démontage des kiosques
Les exposants sont autorisés à recourir à leurs propres employés pour emballer leurs produits et démonter leur kiosque. Si les exposants ont besoin d'aide supplémentaire pour le démontage de leur kiosque, il leur est fortement conseillé d'avoir recours au fournisseur officiel de services — GES.


Enlèvement du matériel du salon professionnel
La gestion du salon professionnel se réserve le droit d'établir un horaire pour le départ des exposants, et de fixer les heures limites pour le démontage de chacun des kiosques. Les exposants s'engagent à se conformer aux directives de GES sur l'enlèvement du matériel du salon professionnel. Les kiosques ne peuvent pas être démontés avant 15 h 30, le samedi 3 juin 2017.

Si un exposant a omis de prendre des dispositions pour l'expédition de son matériel à la fermeture du salon professionnel, la gestion du salon professionnel se réserve le droit de faire expédier le matériel par le transporteur officiel vers un entrepôt, en attendant les instructions de l'exposant. L'exposant sera facturé en conséquence.

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Exigences et règlements relatifs aux kiosques

EXIGENCES GÉNÉRALES

Tout élément de montage de plus de 4 pi de hauteur doit être installé à une distance minimale de 4 pi de l'allée pour éviter de bloquer le champ de vision des autres exposants. Les exposants dont les éléments de montage ne respectent pas ces lignes directrices pourraient se voir demander de modifier ou de démonter les éléments en question.

Toute partie exposée de la structure de montage doit être recouverte d'une draperie ou d'une finition offrant un aspect agréable, lorsque vue des allées ou des kiosques voisins, et ne pas susciter la réprobation des autres exposants ou de la gestion du salon professionnel. Au besoin, les draperies seront installées aux frais de l'exposant par GES afin de couvrir les parties exposées ou non finies des éléments de montage.

Afin de ne pas limiter l'aspect visuel des kiosques avoisinants, les conceptions et les murs des kiosques, l'affichage, les dispositifs d'éclairage et les comptoirs, ainsi que les produits et le matériel d'exposition ne doivent pas excéder une hauteur maximale de 8 pi dans les 5 pi arrière du kiosque. Dans les 5 pi avant du kiosque, les éléments ne peuvent excéder 4 pi.

Tout exposant dont le kiosque ou un élément de présentation excède 8 pi de hauteur doit communiquer avec la gestion du salon professionnel afin de vérifier si des restrictions de hauteur s'appliquent à leur kiosque.

Les kiosques, l'affichage, les produits et le matériel d'exposition conçus sur mesure doivent être disposés de façon à être conformes au plan de kiosque de type linéaire décrit aux présentes. La hauteur maximale des kiosques, des produits et du matériel d'exposition ne peut dépasser 8 pi. Par souci d'équité envers les autres exposants, il ne peut y avoir d'exceptions à cette restriction de hauteur.

Au besoin, dans les espaces de kiosques linéaires, des draperies seront installées aux frais de l'exposant afin de couvrir les éléments de montage exposés ou non finis.

Kiosque specification

PLAN DE KIOSQUE DE TYPE LINÉAIRE

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Règles et lignes directrices

Introduction

Les politiques, règles et lignes directrices indiquées dans le présent Manuel de l'exposant devraient être consultées en se référant aux conditions générales indiquées au verso du document Demande d'inscription et contrat - Espace d'exposition. Celles-ci font partie du contrat conclu entre le demandeur d'un espace de kiosque (ci-après désigné l'exposant) et la Fédération canadienne des municipalités (ci-après désignée la FCM). L'expression « Salon professionnel » désigne la portion du Salon professionnel à l'occasion du Congrès annuel et Salon professionnel 2017 de la FCM.


Contrat
La remise du document Demande et contrat d'espace d'exposition, le paiement intégral des coûts liés à l'espace de kiosque demandé et votre réception d'une copie du document Demande et contrat d'espace d'exposition, contresigné par la FCM, constituent le contrat pour l'utilisation de l'espace réservé.


Interprétation des règles et des lignes directrices
Les exposants acceptent de se conformer aux conditions et aux échéances indiquées dans les divers documents disponible sur le Coin des exposants, aux conditions générales stipulées sur le document Demande et contrat d'espace d'exposition, ainsi qu'aux autres conditions régissant la location des installations de RBC Convention Centre Winnipeg par la FCM.

De plus, les exposants s'engagent à informer de ces conditions et de ces règles tous leurs employés, fournisseurs ou agents, entrepreneurs mandatés et employés temporaires qui participeront à leurs activités d'exposition.

La FCM aura toute latitude pour interpréter et/ou modifier les règles et les règlements, si elle le juge à propos dans le meilleur intérêt de la conférence. La décision de la FCM devra être acceptée comme étant finale, au même titre que toute décision touchant un conflit avec les exposants ou autres situations qui n'auraient pas été prévues dans ces règles et lignes directrices.

La FCM se réserve le droit de mettre fin à un contrat d'exposition, si un exposant :

  • Ne se conforme pas aux présentes politiques et présents règlements;
  • Se livre à des pratiques commerciales déloyales ou trompeuses;
  • Se comporte de façon préjudiciable à la bonne gestion du salon professionnel;
  • Ne se conforme pas aux lois, règles, règlements et ordonnances provinciaux et fédéraux en vigueur.

Ventes de produits
La raison d'être du salon professionnel est d'informer les délégués au congrès et d'enrichir leurs connaissances par le biais de démonstrations, de présentations et d'étalages de produits et de services. Les ventes de produits sont permises dans l'espace réservé au salon professionnel, pourvu que les transactions soient effectuées de façon convenable et professionnelle. La FCM se réserve le droit d'interdire toute pratique commerciale qu'elle estimera inappropriée ou non professionnelle.

L'exposant est responsable de veiller à ce qu'il se conforme aux lois canadiennes fédérales, provinciales et municipales en vigueur, et de percevoir et de payer toutes taxes exigibles.


Annonces et publicité
La gestion du salon professionnel (FCM) se réserve le droit de déterminer ce qui est acceptable en matière de publicité et de matériel publicitaire par les exposants au salon professionnel. En tout temps, la FCM se réserve le droit de restreindre tout affichage ou activité qui, selon le jugement de la FCM, ne correspond pas au but du congrès ou du salon professionnel. Dans les cas où la FCM considère de tels affichages ou activités comme inappropriés ou indésirables, la FCM émettra une ordonnance d'interdiction. La FCM n'assume aucune responsabilité à l'égard de pertes, frais ou autres dépenses encourues par l'exposant visé.

Les exposants pourront distribuer des imprimés, documents ou articles, promotionnels ou autres, seulement dans les limites du kiosque qui leur est alloué. Les démonstrations de produits et services de même que les présentations, entrevues ou autres activités de l'exposant à l'intérieur du LCC ne doivent être tenues que dans l'espace de kiosque réservé à l'exposant.

Toute publication imprimée ou visuelle et toute documentation publicitaire doivent être conçues et produites en harmonie avec la nature professionnelle du Congrès annuel et Salon professionnel de la FCM.

Il appartient aux exposants de s'assurer que le matériel publicitaire et les renseignements sur les produits ou services présentés aux délégués à l'occasion du Salon professionnel sont conformes aux faits et que leur présentation est professionnelle et de bon goût. La FCM demande que l'information soit disponible en anglais et en français chaque fois que c'est possible.

Le nom et le logotype de la Fédération canadienne des municipalités sont des marques de commerce exclusives à la FCM et ne peuvent pas être imprimés, utilisés ou affichés à quelque fin que ce soit sans la connaissance explicite et la permission écrite de la FCM. La FCM ne peut accorder une telle permission dans un but purement promotionnel ou pour une quelconque utilisation qui puisse laisser croire à un appui pour le produit, les services ou l'activité d'un exposant.

Les seuls exposants autorisés à afficher le symbole et le logo des « Partenaires corporatifs » de la FCM sont les partenaires corporatifs en règle.

Pour éviter tout malentendu, la documentation publicitaire des exposants ne doit jamais indiquer « conjointement avec la Fédération canadienne des municipalités » ou toute autre formulation similaire.

TIRAGE - Grand Prix de la FCM

Augmentez le nombre de visites à votre kiosque en offrant un prix. Le samedi 3 juin, la FCM offrira son « Grand Prix ». Le prix doit être d'une valeur d'au moins 750 dollars.

  • Nous nous occupons de toute la logistique, y compris de la production des coupons de tirage et de leur insertion dans la trousse des délégués.
  • La FCM vous fournira une boîte de tirage à installer dans votre kiosque (les délégués pourront y déposer leur coupon au cours de l'un des deux jours du salon professionnel).
  • Le gagnant devra être un délégué et présent pour recevoir son prix
  • Vous aurez la possibilité de conserver les coupons après le tirage.

Pour toute question, veuillez communiquer avec Marie Klobucar, à tradeshow@fcm.ca ou au 613-907-6236. Le formulaire de tirage doit être rempli et nous être renvoyé au plus tard le 28 avril.


Démonstrations, étalages et présentations
Les exposants ne doivent pas installer leurs aires de démonstration à la limite de leur kiosque s'ils s'attendent à ce que plusieurs personnes convergent à cet endroit à un moment du salon, et devraient prévoir un dégagement suffisant dans les limites de leur kiosque pour accueillir la majorité des personnes prévues.

Les exposants dont les montages ou les présentations provoquent un débordement de spectateurs dans les allées ou qui causent un achalandage excessif dans les kiosques avoisinants pourraient se voir demander de limiter ou de cesser leurs présentations.


Éléments audiovisuels des kiosques
Les exposants ne peuvent pas utiliser de haut-parleur, de matériel de son ou d'amplificateurs projetant un son d'un niveau supérieur à une conversation normale.

Les équipements audiovisuels faisant partie des kiosques sont acceptés; cependant, toute installation sonore qui serait audible à l'extérieur du kiosque devrait être équipée d'écouteurs ou cloisonnée dans une salle d'écoute spéciale. De plus, les spectateurs qui assistent à des présentations audiovisuelles dans les kiosques ne doivent pas nuire à la circulation dans les allées ou à l'accès des autres kiosques. Aucun moyen d'amplification du son que ce soit ne sera toléré pour les exposants qui font des présentations en direct.

La gestion du salon se réserve le droit de déterminer quels sont les niveaux sonores des équipements audiovisuels qui sont nuisibles ou inacceptables pour autrui. En pareils cas, les niveaux sonores seront réduits ou les éléments audiovisuels seront retirés aux frais de l'exposant.


Bruit, éclairage et odeurs
La gestion du salon se réserve le droit de déterminer quels sont les niveaux sonores des appareils électriques et mécaniques, l'éclairage des montages ou les odeurs produites par des appareils ou des activités qui sont nuisibles ou inacceptables. En pareils cas, les niveaux sonores seront réduits ou les éléments audiovisuels seront retirés aux frais de l'exposant.


Occupation des kiosques
Les exposants doivent veiller à ce qu'au moins un représentant soit présent en tout temps à leur kiosque pendant les heures et les jours du salon professionnel. Tous les représentants des exposants participant au salon professionnel doivent être enregistrés et porter l'insigne approprié.


Prises de photos et enregistrements vidéo
Les exposants ne sont pas autorisés à prendre des photos du kiosque de tout autre exposant du salon professionnel sans le consentement de ce dernier exposant.

Les droits sur toutes les photographies de l'événement sont la propriété exclusive de la FCM. De plus, le Centre Shaw à Ottawa et la FCM se réservent le droit de prendre des photos de l'événement pour ses archives et de les utiliser à des fins publicitaires et promotionnelles.


Animaux 
Aucun animaux vivants, des oiseaux, des mammifères, des rongeurs ou reptiles n'est pas autorisé à l'étage du Salon professionnel sans la permission écrite de la FCM. Pour toute question, veuillez communiquer avec Marie Klobucar, à tradeshow@fcm.ca ou au 613-907-6236.

Responsabilités
La FCM n'est pas responsable de toute perte ou de tout dommage à la propriété de l'exposant ou de ses employés, par suite d'un incendie, d'un vol, d'un accident ou de toute autre cause quelle qu'elle soit pouvant découler pendant l'utilisation et l'occupation de l'espace loué du Centre Shaw à Ottawa.

L'exposant consent à garantir contre les dommages ou la responsabilité la FCM, son fournisseur mandaté officiel et leurs employés, contre toute réclamation de toute personne quelle qu'elle soit pouvant découler d'omissions des exposants et de leurs employés. (Les exposants doivent fournir leur propre assurance responsabilité civile.)
 
La FCM n'assume aucune responsabilité pour toute perte ou tout dommage résultant du défaut de l'exposant ou lié au défaut de l'exposant de se conformer aux dispositions des conditions stipulées dans le document Demande et contrat d'espace d'exposition. Si, par suite de motifs que ne maîtrise pas la FCM, l'exposant ne reçoit pas son matériel d'exposition pendant toute la durée du salon professionnel ou toute portion de celle-ci, la FCM n'assume aucune responsabilité quant aux dommages ou aux pertes de l'exposant et n'est aucunement dans l'obligation de rembourser à l'exposant les frais engagés.

Avant de pouvoir retirer tout matériel d'exposition du Centre Shaw, les exposants doivent prendre les dispositions requises, à la satisfaction de la gestion du Salon professionnel, du Centre Shaw et des entrepreneurs exclusifs et officiels, pour le paiement en totalité des frais engagés par les exposants en rapport avec la présentation de leur matériel d'exposition.


Assurance
Tout exposant s'engage à accepter la responsabilité de maintenir une assurance suffisante en cas de blessure à des personnes, de dommage ou de perte à la propriété, aux produits, aux équipements ou aux décorations et en cas d'incapacité d'assumer les obligations énoncées dans le Prospectus de l'exposant, le Manuel de l'exposant et les conditions stipulées dans la Demande et contrat d'espace d'exposition.

Chaque exposant doit fournir une preuve d'assurance responsabilité civile générale de 2 millions de dollars canadiens au minimum en remplissant et expédiant le Formulaire - Assurance de l'exposant à la gestion du salon professionnel au plus tard le 9 mai 2017.

Ce type de couverture d'assurance décrite ci-dessus ne sera pas fourni à l'exposant par la FCM ou le Centre Shaw à Ottawa.

Les exposants, ou leurs mandataires, qui désirent une assurance pour leur kiosque d'exposition, leur matériel d'exposition et leurs employés peuvent souscrire à une telle assurance, à leurs propres frais.

La FCM se réserve le droit d'interdire l'accès au salon professionnel à tout exposant qui n'aura pas fourni d'attestation d'assurance.

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Mise à jour : 08/05/2017